Vallen gespreksaantekeningen onder de geheimhoudingsplicht van de notaris?

Dé verzekeringsadviseur voor het notariaat Koekenberg van Vuuren | VLC & Partners behandelt in dit artikel een zaak over geheimhouding bij notarissen. Onenigheid over de uitleg van een testament is geen zeldzaamheid. Vaak menen verschillende nabestaanden te weten wat de erflater precies voor ogen had. Complicerende factor is dat de overleden opsteller geen duidelijkheid meer kan verschaffen. Gelukkig maakt de zorgvuldige notaris aantekeningen van de besprekingen met de erflater, aan de hand waarvan de betekenis van bepalingen in het testament kan worden achterhaald. Moet de notaris aan nabestaanden inzage geven in die aantekeningen, of heeft hij de plicht de ‘geheimen’ van de erflater te beschermen?

De zaak

Op 5 april 2006 passeert de notaris (‘oud-notaris’) het laatste testament van de erflater. Bij het opstellen van het testament was de latere opvolger van de oud notaris als kandidaat-notaris (‘notaris 1’) betrokken. Met deze wilsbeschikking legateert erflater het nodige aan klaagster, met wie hij een samenlevingsovereenkomst heeft gesloten. In 2017 komt erflater te overlijden. Hij laat twee zonen (uit een eerdere relatie) als zijn enige erfgenamen achter.

Over de inhoud van het testament bestaat onenigheid. Vooral de aan klaagster gelegateerde beperkte rechten van gebruik en bewoning van de woning (en de vraag waarop deze rechten betrekking hebben) zijn onduidelijk. Kantoorgenoten van de oud-notaris (‘kandidaat-notaris’ en ‘notaris 2’) menen geen bindend oordeel te kunnen geven over de kwestie. Daarop wendt klaagster zich tot een andere notaris (‘partij-notaris’), van wie zij verwacht uitleg te kunnen geven aan erflaters testament.

Om een en ander op te lossen heeft een bespreking plaatsgevonden tussen klaagster, de partij-notaris, de zonen, kandidaat-notaris en notaris 2. Daarin komt aan de orde dat er aantekeningen van de oud-notaris en notaris 1 zijn gevonden met betrekking tot het testament. Namens klaagster verzoekt de partij-notaris om inzage in deze aantekeningen, hopende dat daarin aanwijzingen zijn te vinden. Notaris 2 wijst dit verzoek af, zich beroepend op de geheimhoudingsplicht van de notaris (art. 22 lid 1 Wna).

Klaagster komt hiertegen in het verweer: zij verzoekt de kamer voor het notariaat te Den Bosch om de notarissen op te dragen de aantekeningen aan de voorzitter van de kamer te geven, zodat die hierover mededelingen kan doen aan klaagster.

Oordeel

Kamer voor het notariaat
Dit verzoek wordt afgewezen: de reikwijdte van de geheimhoudingsplicht moet in beginsel door de notaris zelf worden bepaald, omdat alleen de notaris kan beoordelen of bepaalde gegevens onder zijn verschoningsrecht vallen. Het ambtsgeheim geldt volgens de kamer óók voor de aantekeningen die de notaris maakt tijdens besprekingen met zijn cliënt.

Voor notaris 1 geldt dat er geen aanleiding is om te veronderstellen dat hij zich ten onrechte op zijn geheimhoudingsplicht beroept. Ten aanzien van notaris 2 oordeelt de kamer dat – nu de aantekeningen niet tot haar protocol behoren – de bevoegdheid om inzage te verlenen ontbreekt.

Gerechtshof Amsterdam
Klaagster dient tevergeefs een beroepschrift in tegen deze beslissing, omdat het Gerechtshof Amsterdam het oordeel (en de gronden waarop dit berust) van de kamer overneemt.

Bronnen | Gerechtshof Amsterdam 21 september 2021| ECLI:NL:GHAMS:2021:2451