Pensioen communicatie

Wat is pensioencommunicatie

Pensioencommunicatie is een belangrijk onderdeel van de pensioentoezegging. Het gaat om het duidelijk, consistent en begrijpelijk informeren van medewerkers over hun pensioenregeling(en). Hiermee wordt bedoeld het vertalen van complexe pensioentermen in eenvoudige taal, het bieden van informatie over de keuzemogelijkheden binnen de pensioenregeling en het verstrekken van gepersonaliseerde gegevens die relevant zijn voor individuele werknemers. 

Een effectieve pensioencommunicatie houdt rekening met de verschillende levensfasen en financiële behoeften van werknemers, en biedt hen de tools en middelen om weloverwogen keuzes te maken. Dit kan onder meer via digitale platforms, persoonlijke gesprekken, workshops en gedrukte materialen.

Pensioencommunicatie is een gedeelde verantwoordelijkheid. Zo zijn pensioenuitvoerders wettelijk verplicht om documenten zoals een Startbrief, een Pensioen 1-2-3 en een Uniform Pensioenoverzicht (UPO) te leveren. Deze moeten de werknemer helder en op een uniforme wijze informeren over hun pensioenregeling. Op een werkgever rust de verantwoordelijkheid om werknemers te informeren over wat hun pensioenregeling wel en niet dekt, of het voldoende is voor hun toekomstige behoeften, en wat werknemers zelf kunnen doen om hun pensioenvooruitzichten te verbeteren. Werkgevers kunnen deze taak uitbesteden aan een deskundige, professionele partij om te zorgen voor accurate en effectieve communicatie.

In het kader van de vernieuwing van het Nederlandse pensioenstelsel, een grote operatie met een doorlooptijd van enkele jaren waarbij alle pensioenregelingen gaan veranderen, is het belangrijk dat werkgevers, werknemers en pensioenuitvoerders in goed overleg belangrijke keuzes maken. Om dit proces te ondersteunen, is de website Werken aan ons pensioen gelanceerd. Deze website is tot stand gekomen door de samenwerking van VNO-NCW, MKB-Nederland, LTO-Nederland, FNV, CNV, VCP, Pensioenfederatie, Verbond van Verzekeraars, Stichting van de Arbeid, Adfiz en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Deze samenwerking bevordert niet alleen de kennisdeling op het gebied van pensioenen, maar ook het onderlinge begrip en de informatievoorziening aan ieders achterban.

Effectieve pensioencommunicatie

In de kern van elke succesvolle organisatie staan betrokken en bevlogen medewerkers. HR speelt hierin een cruciale rol bij het versterken van deze aspecten. Pensioencommunicatie leent zich hier uitstekend voor. Een pensioenregeling is namelijk niet alleen een financiële toezegging, maar ook een kans om dialoog en vertrouwen bij uw medewerkers te stimuleren. Door het ontwikkelen van een strategisch communicatieplan verzekert u zich ervan dat uw medewerkers de waarde en nuances van hun pensioen volledig begrijpen. Pensioencommunicatie is daarbij een investering die zich op vele manieren terugbetaalt.

Het opstellen van een pensioencommunicatieplan

Wij begrijpen de uitdagingen die pensioencommunicatie met zich meebrengt. Daarom hebben we de HR-communicatiescan ontwikkeld die u, eventueel samen met uw adviseur, kunt gebruiken. Deze tool leidt u door een reeks vragen die u niet alleen een goed beeld geven van de effectiviteit van uw huidige communicatiestrategie, maar ook resulteren in een gedetailleerd communicatieplan, compleet met een op maat gemaakt budgetvoorstel.

Effectieve pensioencommunicatie is een dynamisch proces dat zich niet beperkt tot een enkel moment. Het is belangrijk dat communicatie plaatsvindt op vaste sleutelmomenten in de carrière van een medewerker. Dit begint al bij indiensttreding, waarbij een duidelijk begrip van de pensioenregeling wordt vastgesteld. Vervolgens zijn er belangrijke mijlpalen en levensgebeurtenissen - zoals een huwelijk, wetswijzigingen, of de nadering van de pensionering - waarbij aangepaste en gerichte communicatie impact kan hebben. Deze momenten bieden unieke kansen om de relevantie en waarde van pensioenregelingen te benadrukken. 

Wij adviseren werkgevers om de verschillende communicatiemomenten vast te leggen in het Handboek Arbeidsvoorwaarden. 
 

Ga naar HR-communicatiescan

Onze werkwijze

Bij Howden staat innovatie in pensioencommunicatie centraal. Hiervoor zetten we het Howden-Werknemersportaal in, een geavanceerde online applicatie die continu, 24 uur per dag, 7 dagen per week, beschikbaar is voor zowel uw HR-afdeling als alle werknemers. Dit portaal dient als de centrale hub voor alle communicatie omtrent pensioen en andere verzekerbare arbeidsvoorwaarden.

Het Howden-Werknemersportaal is flexibel en kan eenvoudig worden uitgebreid met informatie over aanvullende verzekeringen, zoals uw WIA-werknemerverzekeringen, de Anw-hiaatverzekering en diverse bijspaarmodules. Deze integratie zorgt voor een compleet overzicht en een gestroomlijnde communicatie, waardoor alle betrokkenen altijd toegang hebben tot de meest actuele en relevante informatie.

Of het nu gaat om groepspresentaties of persoonlijke een-op-een gesprekken, elke communicatievorm wordt opgestart en beheerd vanuit het Howden-Werknemersportaal. Dit zorgt voor een naadloze en consistente communicatie-ervaring, zelfs bij toekomstige wijzigingen in pensioenuitvoerders of -regelingen.

Een belangrijk kenmerk van ons portaal is de gebruiksvriendelijke benadering. Wij vermijden ingewikkelde pensioentermen en zorgen ervoor dat alle informatie in begrijpelijke taal wordt gepresenteerd. Dit maakt het voor iedereen toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen. Het Howden-Werknemersportaal staat synoniem voor betrouwbaarheid en toegankelijkheid, waardoor het een onmisbare tool is in de pensioencommunicatiestrategie van uw organisatie.

De voordelen van goede pensioencommunicatie

Het is belangrijk om meetbare doelstellingen te hanteren in uw communicatiestrategie, iets wat goed realiseerbaar is met het Howden-Werknemersportaal. Na elke presentatie of persoonlijk gesprek krijgen de deelnemers een enquête om feedback te geven. Bovendien biedt het portaal gedetailleerde inzichten in hoe vaak en op welke manier werknemers de site gebruiken.