Pensioen communicatie
Pensioencommunicatie verhoogt het pensioenbewustzijn werknemer

Wat is pensioencommunicatie
Pensioencommunicatie is een belangrijk onderdeel van de pensioentoezegging. Het gaat om het duidelijk, consistent en begrijpelijk informeren van medewerkers over hun pensioenregeling(en). Hiermee wordt bedoeld het vertalen van complexe pensioentermen in eenvoudige taal, het bieden van informatie over de keuzemogelijkheden binnen de pensioenregeling en het verstrekken van gepersonaliseerde gegevens die relevant zijn voor individuele werknemers.
Een effectieve pensioencommunicatie houdt rekening met de verschillende levensfasen en financiële behoeften van werknemers, en biedt hen de tools en middelen om weloverwogen keuzes te maken. Dit kan onder meer via digitale platforms, persoonlijke gesprekken, workshops en gedrukte materialen.
Pensioencommunicatie is een gedeelde verantwoordelijkheid. Zo zijn pensioenuitvoerders wettelijk verplicht om documenten zoals een Startbrief, een Pensioen 1-2-3 en een Uniform Pensioenoverzicht (UPO) te leveren. Deze moeten de werknemer helder en op een uniforme wijze informeren over hun pensioenregeling. Op een werkgever rust de verantwoordelijkheid om werknemers te informeren over wat hun pensioenregeling wel en niet dekt, of het voldoende is voor hun toekomstige behoeften, en wat werknemers zelf kunnen doen om hun pensioenvooruitzichten te verbeteren. Werkgevers kunnen deze taak uitbesteden aan een deskundige, professionele partij om te zorgen voor accurate en effectieve communicatie.
In het kader van de vernieuwing van het Nederlandse pensioenstelsel, een grote operatie met een doorlooptijd van enkele jaren waarbij alle pensioenregelingen gaan veranderen, is het belangrijk dat werkgevers, werknemers en pensioenuitvoerders in goed overleg belangrijke keuzes maken. Om dit proces te ondersteunen, is de website Werken aan ons pensioen gelanceerd. Deze website is tot stand gekomen door de samenwerking van VNO-NCW, MKB-Nederland, LTO-Nederland, FNV, CNV, VCP, Pensioenfederatie, Verbond van Verzekeraars, Stichting van de Arbeid, Adfiz en het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Deze samenwerking bevordert niet alleen de kennisdeling op het gebied van pensioenen, maar ook het onderlinge begrip en de informatievoorziening aan ieders achterban.
Effectieve pensioencommunicatie
In de kern van elke succesvolle organisatie staan betrokken en bevlogen medewerkers. HR speelt hierin een cruciale rol bij het versterken van deze aspecten. Pensioencommunicatie leent zich hier uitstekend voor. Een pensioenregeling is namelijk niet alleen een financiële toezegging, maar ook een kans om dialoog en vertrouwen bij uw medewerkers te stimuleren. Door het ontwikkelen van een strategisch communicatieplan verzekert u zich ervan dat uw medewerkers de waarde en nuances van hun pensioen volledig begrijpen. Pensioencommunicatie is daarbij een investering die zich op vele manieren terugbetaalt.
Het opstellen van een pensioencommunicatieplan
Wij begrijpen de uitdagingen die pensioencommunicatie met zich meebrengt. Daarom hebben we de HR-communicatiescan ontwikkeld die u, eventueel samen met uw adviseur, kunt gebruiken. Deze tool leidt u door een reeks vragen die u niet alleen een goed beeld geven van de effectiviteit van uw huidige communicatiestrategie, maar ook resulteren in een gedetailleerd communicatieplan, compleet met een op maat gemaakt budgetvoorstel.
Effectieve pensioencommunicatie is een dynamisch proces dat zich niet beperkt tot een enkel moment. Het is belangrijk dat communicatie plaatsvindt op vaste sleutelmomenten in de carrière van een medewerker. Dit begint al bij indiensttreding, waarbij een duidelijk begrip van de pensioenregeling wordt vastgesteld. Vervolgens zijn er belangrijke mijlpalen en levensgebeurtenissen - zoals een huwelijk, wetswijzigingen, of de nadering van de pensionering - waarbij aangepaste en gerichte communicatie impact kan hebben. Deze momenten bieden unieke kansen om de relevantie en waarde van pensioenregelingen te benadrukken.
Wij adviseren werkgevers om de verschillende communicatiemomenten vast te leggen in het Handboek Arbeidsvoorwaarden.
Onze werkwijze
Bij Howden staat innovatie in pensioencommunicatie centraal. Hiervoor zetten we het Howden-Werknemersportaal in, een geavanceerde online applicatie die continu, 24 uur per dag, 7 dagen per week, beschikbaar is voor zowel uw HR-afdeling als alle werknemers. Dit portaal dient als de centrale hub voor alle communicatie omtrent pensioen en andere verzekerbare arbeidsvoorwaarden.
Het Howden-Werknemersportaal is flexibel en kan eenvoudig worden uitgebreid met informatie over aanvullende verzekeringen, zoals uw WIA-werknemerverzekeringen, de Anw-hiaatverzekering en diverse bijspaarmodules. Deze integratie zorgt voor een compleet overzicht en een gestroomlijnde communicatie, waardoor alle betrokkenen altijd toegang hebben tot de meest actuele en relevante informatie.
Of het nu gaat om groepspresentaties of persoonlijke een-op-een gesprekken, elke communicatievorm wordt opgestart en beheerd vanuit het Howden-Werknemersportaal. Dit zorgt voor een naadloze en consistente communicatie-ervaring, zelfs bij toekomstige wijzigingen in pensioenuitvoerders of -regelingen.
Een belangrijk kenmerk van ons portaal is de gebruiksvriendelijke benadering. Wij vermijden ingewikkelde pensioentermen en zorgen ervoor dat alle informatie in begrijpelijke taal wordt gepresenteerd. Dit maakt het voor iedereen toegankelijk en gemakkelijk te begrijpen. Het Howden-Werknemersportaal staat synoniem voor betrouwbaarheid en toegankelijkheid, waardoor het een onmisbare tool is in de pensioencommunicatiestrategie van uw organisatie.
Verschillende communicatiemodules
In het volgende overzicht presenteren wij de diverse communicatiemodules die u kunt opnemen in uw communicatiestrategie. Door op een module te klikken, krijgt u gedetailleerde informatie over de inhoud en de voordelen van elke specifieke module.
De voordelen van goede pensioencommunicatie
Het is belangrijk om meetbare doelstellingen te hanteren in uw communicatiestrategie, iets wat goed realiseerbaar is met het Howden-Werknemersportaal. Na elke presentatie of persoonlijk gesprek krijgen de deelnemers een enquête om feedback te geven. Bovendien biedt het portaal gedetailleerde inzichten in hoe vaak en op welke manier werknemers de site gebruiken.
Voordelen deelnemers:
- Verbeterde werknemersbetrokkenheid: Heldere pensioencommunicatie vergroot het engagement en de betrokkenheid van werknemers aanzienlijk.
- Versterkt werkgeversimago: Door aandacht voor werknemerswelzijn te tonen, draagt dit bij aan een positiever en aantrekkelijker bedrijfsimago.
- Efficiëntie in pensioenbeheer: Duidelijke communicatie vermindert misverstanden en vragen, wat resulteert in een gestroomlijnder beheerproces.
Voordelen deelnemers:
- Betere begrip van pensioenvoorzieningen: Helpt werknemers hun pensioenopties en -voordelen te begrijpen.
- Actieve betrokkenheid: Moedigt werknemers aan om proactief na te denken over hun pensioenplanning.
- Financiële zekerheid: Draagt bij aan betere pensioenvoorbereiding en financiële zekerheid op de lange termijn.
Veelgestelde vragen
Onder pensioencommunicatie wordt verstaan het informeren van de deelnemer over de belangrijkste kenmerken van de pensioenregeling. Belangrijke doelstelling hierbij is het vergroten van het pensioenbewustzijn van de deelnemer. Het beste resultaat krijg je als de informatie is afgestemd op de persoonlijke situatie van de werknemer én wanneer deze op een voor de werknemer relevant moment wordt verstrekt.
Het doel van pensioencommunicatie is dat de deelnemer weet hoeveel pensioen deze kan verwachten bij pensionering, overlijden en arbeidsongeschiktheid, kan nagaan of dat voldoende is én zich bewust is van de risico's van de pensioenvoorziening. Daarnaast moet de communicatie de deelnemer laten zien welke keuzemogelijkheden de deelnemer heeft.
De pensioenregeling is naast het salaris de meest kostbare arbeidsvoorwaarde. Een werkgever betaalt 10% tot soms wel 25% van het totale salaris aan pensioenpremie. Als werkgever wil je dat jouw werknemers deze arbeidsvoorwaarde op waarde weten te schatten. Dit bereik je door te communiceren. Goede communicatie verhoogt het pensioenbewustzijn, motiveert werknemers en maakt hen meer betrokken en loyaal naar de werkgever. Lees meer over pensioencommunicatie in onze e-paper.