Cyberincident bij uw notariskantoor: bent u goed verzekerd?

Notariskantoren verwerken dagelijks vertrouwelijke informatie, van identiteitsdocumenten en financiële gegevens tot conceptakten en persoonlijke correspondentie. Vrijwel alle werkzaamheden verlopen via digitale systemen. Vallen die systemen uit of komen vertrouwelijke gegevens in verkeerde handen terecht, dan raakt dat direct de dienstverlening en de bedrijfsvoering.

Een cyberverzekering biedt financiële bescherming tegen verzekerde schade en geeft toegang tot gespecialiseerde hulp bij een incident. Maar wat valt er precies onder de dekking en waar moet u als notariskantoor op letten?

Een cyberincident begint soms met één e-mail
Cybercriminelen richten zich niet alleen rechtstreeks op notariskantoren. Ook via een gehackte cliënt of leverancier proberen zij toegang te krijgen tot vertrouwelijke informatie.

In het KNB-artikel ‘Gehackt. Wat nu?’ vertelt een notaris hoe hij een e-mail ontving van een bekende cliënt. De vormgeving, het logo en de handtekening klopten. Toch bleek de afzender gehackt. Toen de notaris vervolgens geen nieuwe e-mails meer ontving, werd duidelijk dat er iets mis was. Onderzoek wees uit dat een aanvaller mogelijk toegang had gehad tot 360 e-mails. Of deze daadwerkelijk allemaal waren ingezien, bleef onduidelijk.

Zo'n incident vraagt om snelle beslissingen. Welke informatie is toegankelijk geweest? Zijn er persoonsgegevens betrokken? Moet het kantoor melding doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens? En welke cliënten moeten worden geïnformeerd?

Direct toegang tot gespecialiseerde hulp
Na een cyberincident telt iedere minuut. IT-specialisten onderzoeken hoe de aanvaller is binnengedrongen, welke systemen zijn geraakt en hoe verdere schade wordt voorkomen. Tegelijkertijd spelen juridische vragen over privacy, meldplichten en aansprakelijkheid.

Veel cyberverzekeringen geven direct toegang tot een netwerk van specialisten. Afhankelijk van de polis bestaat deze ondersteuning uit:

• Forensisch IT-onderzoek: onderzoek naar de oorzaak en omvang van het incident.
• Juridische bijstand: advies over de AVG, meldplichten en aansprakelijkheid
• Dataherstel: herstel of reconstructie van bestanden en systemen.
• Communicatie: begeleiding bij het informeren van cliënten en toezichthouders.
• Reputatiemanagement: ondersteuning bij het beperken van reputatieschade.
• Cyberafpersing: begeleiding bij ransomware en eventuele onderhandelingen.

Via de incidentresponsdienst schakelt het kantoor snel de juiste deskundigen in. Zo gaat er minder tijd verloren aan het zoeken naar externe partijen en start de afhandeling van het incident sneller.

Bedrijfsstilstand brengt hoge kosten met zich mee
Zonder toegang tot dossiersystemen, e-mail of andere belangrijke applicaties komt het werk op een notariskantoor al snel stil te liggen. Afspraken schuiven op, dossiers blijven liggen en medewerkers verliezen kostbare werktijd. De vaste lasten lopen ondertussen door.

Een cyberverzekering met bedrijfsschadedekking vergoedt onder de afgesproken voorwaarden het verlies aan bedrijfsresultaat en de extra kosten om de dienstverlening voort te zetten of de stilstand te beperken.

Ook de afhankelijkheid van externe IT-dienstverleners speelt een rol. Veel notariskantoren werken met cloudsoftware en externe hostingpartijen. Een cyberincident bij zo'n leverancier raakt mogelijk ook de bereikbaarheid van de eigen systemen.

Controleer daarom of de verzekering dekking biedt voor uitval bij externe IT-partijen. Let daarbij op de wachttijd voordat de vergoeding ingaat en de maximale periode waarover bedrijfsschade wordt vergoed.

Ransomware: onder druk door cyberafpersing
Bij een ransomwareaanval versleutelen criminelen bestanden of systemen en eisen zij losgeld. Regelmatig dreigen aanvallers ook met het openbaar maken van gestolen gegevens. Voor notariskantoren brengt dit niet alleen de vertrouwelijkheid van cliëntgegevens in gevaar, maar ook de continuïteit van de dienstverlening.

Zonder bruikbare back-ups duurt het herstel vaak langer. Ondertussen moet het kantoor beslissen hoe het met de afpersing omgaat en welke maatregelen nodig zijn om de dienstverlening te hervatten.

Cyberverzekeringen met dekking voor cyberafpersing bieden ondersteuning bij het onderzoek, het herstel en eventuele onderhandelingen. Sommige polissen vergoeden onder voorwaarden ook de kosten van een professionele onderhandelaar en een eventuele losgeldbetaling.

Een internationale schadecasus laat zien hoe groot de financiële belangen zijn. Een fabrikant kreeg een losgeldeis van USD 2,3 miljoen. Na professionele onderhandelingen betaalde het bedrijf uiteindelijk USD 609.000.

Hoewel deze zaak geen betrekking heeft op een notariskantoor, illustreert het voorbeeld de financiële betekenis van deskundige begeleiding. Voor eventuele losgeldbetalingen gelden altijd de toepasselijke wetgeving, sanctieregels en polisvoorwaarden.

Voorkomen blijft beter dan herstellen
Een cyberverzekering vervangt geen goede beveiliging. Notariskantoren moeten zelf maatregelen treffen om vertrouwelijke gegevens te beschermen en digitale systemen veilig te houden.

Multifactorauthenticatie, sterke wachtwoorden, actuele software en regelmatig geteste back-ups verkleinen de kans op een incident. Daarnaast beperken deze maatregelen de schade wanneer criminelen toch toegang krijgen.

Waar moet u op letten bij een cyberverzekering?
De dekking verschilt per verzekeraar. Een hoog verzekerd bedrag zegt daarom niet alles over de bescherming van uw kantoor. Controleer vooral de volgende onderdelen:

• Incidentrespons: is er 24/7 ondersteuning beschikbaar en welke deskundigen staan klaar?
• Dekkingslimieten: welke maximale vergoedingen gelden voor specifieke schadeposten?
• Bedrijfsschade: wanneer gaat de vergoeding in en hoe lang loopt deze door?
• Externe IT-dienstverleners: Valt schade door uitval bij software- en cloudleveranciers onder de dekking?
• Fraude: welke financiële schade is verzekerd en geldt dit ook voor gelden van derden?
• Eigen werkzaamheden: vergoedt de verzekering de uren die medewerkers besteden aan de afhandeling van een incident?
• Beveiligingseisen: voldoet uw kantoor aan de eisen die de verzekeraar stelt?

De polisvoorwaarden bepalen uiteindelijk welke schade is verzekerd. Ook eigen risico's, uitsluitingen en eventuele sublimieten beïnvloeden de uiteindelijke vergoeding.

Weet u welke cyberrisico's uw notariskantoor heeft verzekerd?
Wilt u weten of uw huidige cyberverzekering aansluit op de risico's van uw notariskantoor? De specialisten van Howden bekijken graag uw bestaande dekking en brengen eventuele hiaten in kaart.

Dit artikel is informatief van aard. De daadwerkelijke dekking hangt af van de specifieke polisvoorwaarden, clausules, sublimieten, wachttijden, beveiligingseisen en uitsluitingen.