Pensioenadvies voor werkgevers

Strategisch, zorgvuldig en met oog voor uw medewerkers

Een pensioenregeling is meer dan een arbeidsvoorwaarde. Het is een belofte aan uw medewerkers, een substantiële kostenpost voor uw organisatie én een juridische verantwoordelijkheid. Of u nu een nieuwe regeling wilt opzetten, een bestaand contract verlengt of moet voldoen aan de Wet toekomst pensioenen (Wtp): goed pensioenadvies is onmisbaar.

Howden begeleidt werkgevers stap voor stap bij het maken van verantwoorde pensioenkeuzes. Met aandacht voor de wettelijke verplichtingen, de financiële situatie van uw organisatie én de wensen van uw medewerkers.

Wanneer is pensioenadvies nodig?

Er zijn grofweg drie momenten waarop pensioenadvies noodzakelijk is:

In al deze situaties bent u als werkgever wettelijk verplicht om advies in te winnen voordat u een pensioenregeling aanbiedt of aanpast. Daarbij wordt onder andere gekeken naar uw financiële positie, aanwezige kennis en ervaring, risicobereidheid en de doelstellingen die u met de regeling nastreeft.

Maar pensioenadvies is méér dan een wettelijke verplichting. Het helpt risico’s voorkomen, geeft richting aan uw arbeidsvoorwaardenbeleid én draagt bij aan goed werkgeverschap.

Een realistische tijdslijn voor pensioenadvies

Voor een goed pensioenadviestraject is het belangrijk om tijdig te starten. Onderstaande tijdslijn laat zien welke stappen nodig zijn en wanneer u die het beste zet. Dit overzicht is gebaseerd op een praktijkvoorbeeld waarbij een bestaande regeling wordt aangepast, bijvoorbeeld vanwege de Wet toekomst pensioenen.

Belangrijk: Bij trajecten met meerdere belanghebbenden (zoals een compagnon, OR of moederbedrijf) kan het proces complexer en dus tijdsintensiever zijn. Begin daarom op tijd. Idealiter 9 maanden voor de gewenste ingangsdatum.

• 9 maanden vooraf – Bepaal de richting
  Denk na over wat u met de pensioenregeling wilt. Gaat het om verlengen van het huidige contract, aanpassen aan de nieuwe wetgeving of misschien een harmonisatie (alles samenvoegen tot één regeling)? Wilt u medewerkers meer keuze geven? Of eerst weten hoe u ervoor staat via een vergelijking met andere regelingen? Dit is het moment om de grote lijnen te bepalen.
• 8 maanden vooraf – Geef Howden de opdracht
  Als u weet wat u wilt onderzoeken, geeft u Howden de formele opdracht. Vanaf dit moment verzamelen wij alle benodigde informatie, inventariseren uw doelen, financiële situatie en risicoprofiel, en brengen uw uitgangspunten in kaart.
• 6 maanden vooraf – Analyseer impact en betrek stakeholders
  We brengen in kaart wat de impact is van verschillende scenario’s. Wat kost een bepaalde regeling? Wat betekent dit voor uw pensioenambitie? Deze inzichten bespreken we met de betrokken partijen, zoals een ondernemingsraad of bestuur.
• 5 maanden vooraf – Hak knopen door en start marktonderzoek
  Op basis van ons advies kiest u welke kant u op wilt. Daarna gaan we op zoek naar passende pensioenuitvoerder met producten die aansluiten bij uw wensen en eisen. Het is belangrijk dat u in deze fase knopen doorhakt, zodat het traject verder kan.
• 4 maanden vooraf – Stem af met alle partijen en kies product
  Op basis van het adviesrapport kiest u een concreet pensioenproduct. U stemt dit af met de betrokken partijen. Bij wijzigingen die impact hebben op medewerkers, is vaak formele instemming van de OR of werknemers vereist.
• 3 maanden vooraf – Onderteken de offerte
  Sommige pensioenuitvoerders vragen minimaal drie maanden voor de ingangsdatum een getekende offerte en bijbehorende juridische documenten ontvangen, zeker bij transitieplannen. Daarmee houden zij zich aan hun wettelijke termijnen.
• Laatste fase – Afronden en communiceren
  De nieuwe regeling wordt ingevoerd. Wij controleren of alle documenten juridisch kloppen en of de uitvoerder het juiste tarief gebruikt. Vervolgens helpen we u bij de communicatie richting medewerkers en nemen we het contractbeheer tijdens de looptijd voor u uit handen

Goed om te weten: Als het traject vertraging oploopt, kan dat financiële gevolgen hebben. Er is dan mogelijk tijdelijke dekking nodig om medewerkers te beschermen tegen inkomensverlies bij overlijden of arbeidsongeschiktheid. Dat brengt extra kosten met zich mee. Door tijdig te starten en actief samen te werken, voorkomt u dit soort risico’s.

Waarom is tijdige aanlevering zo belangrijk?

We merken dat werkgevers soms de urgentie onderschatten. Begrijpelijk: pensioen lijkt op papier overzichtelijk. Maar in de praktijk zijn er veel afhankelijkheden en juridische stappen.

Te late aanlevering van stukken kan leiden tot:

• Vertraging in het adviestraject.
• Extra kosten voor tijdelijke dekking van medewerkers.
• Onrust binnen de organisatie.
• Risico op het niet naleven van wettelijke vereisten.

Door tijdig te starten en documenten compleet aan te leveren, voorkomt u verrassingen en kunt u op tijd duidelijkheid geven aan uw medewerkers.