Klantverhaal: Pensioencommunicatie bij Aareon

Communicatiestrategie die werknemers activeert

De organisatie

Eén van onze gewaardeerde klanten is Aareon, een ICT-bedrijf dat bedrijven in de vastgoedsector ondersteunt bij het gebruik van nieuwe technologieën. Hun Aareon Smart World-systemen maken het eenvoudig voor klanten om informatie te delen met huurders, eigenaren en zakelijke partners. Dankzij overnames, fusies en gezonde autonome groei, is het personeelsbestand van deze snelgroeiende onderneming toegenomen tot 350 á 400 werknemers

De aanleiding

Zowel Aareon als de recent overgenomen bedrijven hadden allemaal hun eigen arbeidsvoorwaardenpakket. In ons gesprek benadrukte Jan Sikkenga, de HR-adviseur van Aareon, het belang om te komen tot harmonisatie van arbeidsvoorwaarden, met name op het gebied van pensioen. Jan vertelde dat dit een gevoelig onderwerp is dat met de uiterste zorgvuldigheid moet worden behandeld. Aan Howden, sinds jaren de pensioenadviseur van Aareon, is gevraagd om het harmonisatietraject te begeleiden. Dit leidde tot een nieuwe pensioenregeling, ondergebracht bij a.s.r. per 1 januari 2023

De doelstelling

Na implementatie restte er nog één belangrijk onderwerp. De nieuwe pensioenregeling moest nog aan de werknemers worden uitgelegd en toegelicht. In ons gesprek deelde Jan zijn ervaringen over de aanpak en effectiviteit van de pensioencommunicatie door Howden. Volgens Jan heeft Aareon als werkgever een zorgplicht naar zijn werknemers. Dit omvat niet alleen het aanbieden van goede arbeidsvoorwaarden, maar ook de verplichting om werknemers hierover te informeren, zodat ze goed op de hoogte zijn wat ze mogen verwachten. Met de verkregen informatie moeten de werknemers voor zichzelf kunnen bepalen of het pensioen dat ze uiteindelijk ontvangen voldoende voor ze is of dat ze bijvoorbeeld willen bijsparen.

Aanpak en uitvoering

Interactieve informatiesessies

Afgelopen jaar organiseerden onze pensioenexperts maar liefst negen bijeenkomsten (in Emmen, Amsterdam, Enschede, Roermond en Oosterhout) en één online bijeenkomst. Dit gaf alle werknemers de mogelijkheid om aan een sessie deel te nemen. De totale opkomst was ongeveer 60% van de werknemers. Jan vond het fijn dat er onder het personeel zoveel interesse was in pensioen.

Howden heeft hiervoor het Howden werknemersportaal ingezet, een platform speciaal ontworpen om werknemers te betrekken en te informeren over hun pensioen. Dit portaal maakt het mogelijk om pensioenregelingen op een eenvoudige en visuele manier te presenteren, waarbij complexe pensioenterminologie wordt vermeden. Daarnaast biedt het portaal een speciaal ontworpen vraag-en-antwoordsectie, waarmee werknemers gericht antwoorden kunnen vinden op hun vragen over pensioenen.

Alle georganiseerde presentaties zijn via het portaal aangeboden. Elke sessie was interactief. Werknemers werd aangeraden hun laptop mee te nemen zodat ze in een veilige omgeving in het pensioenportaal naar hun persoonlijke pensioenopbouw konden kijken. Jan merkte op dat werknemers dit als positief hebben ervaren, omdat de adviseurs onmiddellijk konden helpen als er iets onduidelijk was. Het portaal is zo compleet dat het ook een uitnodigings- en evaluatieproces biedt.

Resultaat

Wij bij Howden zijn erg blij met de waardering van de werknemers van Aareon. De pensioenpresentaties werden beoordeeld met een indrukwekkende 9,2. Jan constateerde ook daadwerkelijk positieve gevolgen van de pensioenpresentaties. Hij heeft niet alleen diverse positieve reacties van werknemers in zijn e-mail ontvangen. Naar aanleiding van de presentaties zijn ook een aantal collega’s gaan bijsparen. Hier krijgt Jan als HR-adviseur, dan een melding van. “Het is goed om te zien dat werknemers de touwtjes van hun pensioen in handen nemen” zegt Jan. Bijsparen is een mooie manier om zelf wat extra pensioen op te bouwen.

Toekomstige stappen

Zoals al eerder gememoreerd beschouwt Aareon de communicatie over pensioen als een zorgplicht vanuit de organisatie. Maar de werknemers blijven natuurlijk wel zelf verantwoordelijk voor hun eigen toekomstige inkomen. Jan benadrukt ook het belang om werknemers op de hoogte te blijven houden van wetswijzigingen, zoals de Wet toekomst pensioenen, en andere toekomstige veranderingen in de pensioenregeling. Informatiesessies zijn hierbij belangrijk en moeten ervoor zorgen dat pensioen meer gaat leven bij werknemers, zelfs bij de jongere generaties voor wie pensioen nog ver weg lijkt. Maar ook voor nieuwe werknemers zullen er nieuwe informatiesessies worden georganiseerd. Informatiesessies dragen nu eenmaal bij aan het bewustzijn van werknemers over hun pensioenopbouw en verwachte pensioen. Het zet ze aan tot actie wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld als de pensioenleeftijd nadert of wanneer ze extra pensioen willen opbouwen.

Reacties vanuit Aareon

Het is goed om te zien dat werknemers de touwtjes van hun pensioen in handen nemen.

Prima informatieverstrekking en goede tips.

Helder verhaal dat meer duidelijkheid verschaft in de pensioenregeling.

Een goede bijeenkomst met een strakke, moderne en frisse presentatie.

Sander Harbers

Consultant Employee Benefits

Howden werd door Aareon uitgenodigd voor de begeleiding van de harmonisatie van pensioenregelingen en contractverlenging. Na meerdere gesprekken met de directie, HR en de ondernemingsraad kwamen diverse wensen en behoeften naar voren, waaronder een effectieve communicatiestrategie. De uitdaging lag niet alleen in het bereiken van alle werknemers, maar ook in het op begrijpelijke en activerende wijze overbrengen van de pensioeninformatie. Dit resulteerde in het gebruik van ons werknemersportaal en regionale presentaties, wat de pensioeninformatie toegankelijk en interactief maakte. Zo kreeg iedere medewerker inzicht in zijn of haar eigen pensioengegevens. Een waardering van 9,2 maakt ons trots en bevestigt dat we onze doelstellingen hebben bereikt.

Email Sander