Sygnalizowanie nieprawidłowości

Procedura sygnalizowania naruszeń prawa lub nieprawidłowości dla podmiotów zewnętrznych 
 

Wprowadzenie  

Zapewniamy możliwość otwartego i swobodnego zgłaszania wszelkich nieprawidłowości lub sytuacji wątpliwych pod względem prawnym lub etycznym z udziałem osób zatrudnionych bądź współpracujących z Howden Polska. Poniższa Procedura określa sposoby zgłaszania nieprawidłowości oraz ich rozpatrywania.

Zgłoszeniem może być objęte działanie lub zaniechanie każdego z pracowników, współpracowników lub osób pełniących funkcje zarządcze w Howden Polska, w kontekście związanym z ich działalnością na rzecz Howden Polska. 
Procedurą nie są objęte naruszenia z zakresu prawa pracy. 

Z kanałów zgłaszania nieprawidłowości mogą korzystać podmioty zewnętrzne, w szczególności dostawcy usług, partnerzy biznesowi, kandydaci do zatrudnienia bądź nawiązania współpracy. 
Procedura nie ma charakteru umownego i Spółka zastrzega sobie prawo do jej zmiany, jeśli uzna taki krok za uzasadniony.
Procedura jest dostępna na stronie internetowej Spółki: www.howdengroup.com. 

Zasady ogólne

Każda sprawa zgłoszona w ramach poniższej Procedury będzie dokładnie, niezwłocznie oraz poufnie zbadana, a informacja zwrotna z postępowania wyjaśniającego będzie przekazana osobie zgłaszającej nieprawidłowości (za wyjątkiem zgłoszeń anonimowych).

W przypadku potwierdzenia nieprawidłowości wydana zostanie rekomendacja do podjęcia adekwatnych środków zaradczych o charakterze dyscyplinarnym lub prawnym – wewnętrznie w ramach struktury Howden Polska, a tam gdzie powstanie taka potrzeba, również poza strukturą Howden Polska (poinformowanie właściwych organów czy instytucji państwowych).

Zapewniamy ochronę oraz wsparcie dla osoby zgłaszającej nieprawidłowości bądź ryzyko ich wystąpienia, w szczególności gwarantujemy, że zgłaszający nie spotka się z działaniami odwetowymi ze strony Howden Polska, jak również z groźbami zastosowania takich działań (pod warunkiem działania w dobrej wierze po stronie zgłaszającego).

Celowe zgłaszanie fałszywych oskarżeń jest pozbawione ochrony prawnej oraz pociągnie za sobą konsekwencje prawne lub dyscyplinarne.

Przedmiot zgłoszenia

Na szczególną uwagę zasługują zgłoszenia kwalifikowane dokonane w interesie publicznym przez osobę mającą uzasadnione przekonanie, że:

a.   popełniono przestępstwo,
b.   popełniono czyn stwarzający zagrożenie dla zdrowia i bezpieczeństwa ludzi, 
c.   doszło do oszustwa lub korupcji,
d.   doszło do czynu powodującego szkody dla środowiska, 
e.   doszło do naruszenia przepisów ochrony konkurencji i konsumentów, 
f.    doszło do zatajenia powyżej wymienionych naruszeń.

Ponadto przyjmujemy zgłoszenia nieprawidłowości dotyczące:

a.    naruszenia wewnętrznych procedur Grupy Howden bądź zaniedbań w tym zakresie,
b.    naruszeń wewnętrznych, które może zaszkodzić reputacji Howden Group Holdings lub jednego z podmiotów powiązanych.

Procedura dokonywania zgłoszeń

KROK 1: Zgłoszenia wewnętrzne

1.    Jeśli nie jesteś zatrudniony w Howden Polska, a chcesz zgłosić nieprawidłowość, prześlij zgłoszenie za pośrednictwem korespondencji elektronicznej na adres: [email protected] albo na adres siedziby Spółki: ul. Ślusarska 7, 87-100 Toruń z dopiskiem „Biuro Prawne i Compliance – POUFNE”. Jednostką właściwą do przyjmowania oraz rozpatrywania zgłoszeń jest Biuro Prawne i Compliance w Howden Polska. 
2.    Każde zgłoszenie będzie traktowane z zachowaniem ścisłej poufności, przez co rozumiemy uniemożliwienie osobom nieupoważnionym dostępu do informacji objętych zgłoszeniem, jak również ochronę tożsamości zgłaszającego oraz osób wskazanych w zgłoszeniu (za wyjątkiem przypadków, gdy zostaniemy zobowiązani do ograniczenia bądź zniesienia poufności na podstawie przepisów prawa). 
3.    Zgłoszenie powinno zawierać:
a.    dane osobowe zgłaszającego oraz osoby, której zgłoszenie dotyczy,
b.    dane kontaktowe zgłaszającego (adres, nr telefonu, e-mail), 
c.    możliwie dokładny opis na czym zgodnie z wiedzą zgłaszającego polega naruszenie.
4.    W ciągu 7 dni od zgłoszenia otrzymasz potwierdzenie jego wpływu. Następnie przeprowadzone zostanie postępowanie wyjaśniające, zakończone raportem z rekomendacją podjęcia stosownych środków zaradczych. Otrzymasz informację zwrotną na temat postępowania wyjaśniającego w terminie 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. 
5.    Przyjmujemy i rozpatrujemy także zgłoszenia anonimowe, jednak w takim przypadku niemożliwe będzie przekazanie zgłaszającemu informacji o przyjęciu zgłoszenia, kontakt w celu uzyskania dodatkowych wyjaśnień oraz przekazanie informacji zwrotnej.

KROK 2: Safecall

Jeśli wraz ze zgłoszeniem przekazałeś swoje dane kontaktowe, ale nie uzyskałeś żadnej odpowiedzi w ciągu 3 miesięcy od przesłania zgłoszenia lub z uwagi na rodzaj sprawy nie chcesz kierować zgłoszenia bezpośrednio do Howden Polska, możesz skontaktować się z niezależną, poufną linią Safecall w każdym czasie: telefonicznie na nr 00 800 72332255 lub pisemnie na stronie: www.safecall.co.uk/report. Jeśli chcesz zachować anonimowość, Safecall nie ujawni Twojego imienia i nazwiska. Rozmowy telefoniczne nie są rejestrowane, a zgłoszenie przyjmowane jest na podstawie odręcznych notatek, sporządzanych przez konsultantów. Dostępność kanału Safecall zapewnia Grupa Howden.

KROK 3: Zgłoszenie zewnętrzne

Jeśli po wykonaniu powyższych kroków nadal uważasz, że nie podjęto odpowiednich działań, możesz zgłosić sprawę Rzecznikowi Spraw Obywatelskich lub właściwemu organowi publicznemu, a w uzasadnionych przypadkach – do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. 

Gwarancje poufności

Zgłoszenia wewnętrzne wpływające od podmiotów zewnętrznych rejestrowane są anonimowo oraz przechowywane w folderach o dostępie ograniczonym do ścisłego grona upoważnionych osób. Gwarancją poufności objęty jest również kanał Safecall.
Poufność zgłoszenia może być zniesiona lub ograniczona za zgodą zgłaszającego.
W niektórych przypadkach Spółka może być zobowiązana do ujawnienia informacji na mocy obowiązujących przepisów prawa (np. przepisy karne, nakazy sądowe).

Osoba zgłaszająca zobowiązana jest do zachowania poufności co do uzyskanych informacji zwrotnych dotyczących postępowania wyjaśniającego. W niektórych przypadkach nie będziemy mogli ujawnić wyników postępowania wyjaśniającego, w szczególności, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń wymagających zawiadomienia organów ścigania lub organów nadzorczych, co do których obowiązuje nas zachowanie poufności. 
 

Procedura dla pracowników i współpracowników Howden Polska

Procedura dla pracowników i współpracowników Howden Polska

Zapoznaj się z aktualną procedurą dostępną w Intranecie Howden Polska (Procedura sygnalizowania naruszeń prawa lub nieprawidłowości w Howden Polska S.A.).