Politik for whistleblowing
1. Introduktion
Det er vigtigt for virksomheden, at enhver form for svig, misbrug eller uretfærdighed bliver rapporteret og håndteret korrekt. Virksomheden opfordrer derfor alle enkeltpersoner til at rejse eventuelle bekymringer, de måtte have om andres adfærd i virksomheden eller den måde, hvorpå virksomheden drives. Denne politik beskriver, hvordan enkeltpersoner kan rejse eventuelle bekymringer, de måtte have, og hvordan disse bekymringer vil blive behandlet.
Denne politik gælder for alle medarbejdere i virksomheden, både fuldtids- og deltidsansatte på tidsbegrænsede kontrakter samt andre, der udfører funktioner i forhold til organisationen, såsom vikarer og entreprenører, opfordres til at bruge den. Den er også tilgængelig til brug af enhver ekstern tredjepart eller modpart.
Denne politik og procedure er ikke kontraktlig, og virksomheden forbeholder sig retten til at ændre den, hvis den i sin suveræne skøn beslutter at gøre det.
2. Principper
- Alle bør være opmærksomme på vigtigheden af at forebygge og eliminere uretfærdighed på arbejdspladsen. Individer bør være opmærksomme på ulovlig eller umoralsk adfærd og rapportere alt af den art, som de bliver opmærksomme på.
- Enhver sag rejst under denne procedure vil blive undersøgt grundigt, hurtigt og fortroligt, og resultatet af undersøgelsen vil blive rapporteret tilbage til den medarbejder, der rejste sagen.
- Ingen enkeltperson vil blive ofre for at rejse et spørgsmål under denne politik. Dette betyder, at den enkeltes fortsatte beskæftigelse og muligheder for fremtidig forfremmelse eller uddannelse ikke vil blive forudindtaget, fordi han/hun har rejst en legitim bekymring.
- Chikane af en medarbejder for at rejse en kvalificeret videregivelse vil være en disciplinær overtrædelse.
- Hvis der opdages misbrug som følge af en undersøgelse i henhold til denne procedure, vil organisationens disciplinære procedure blive anvendt, ud over eventuelle passende eksterne foranstaltninger.
- Ondskabsfuldt at fremsætte en falsk anklage er en disciplinær forseelse..
- En instruks om at dække over forkert handling er i sig selv en disciplinær overtrædelse. Hvis man får besked på ikke at rejse eller forfølge nogen bekymring, selv af en person i autoritet som en leder, bør individer ikke acceptere at forblive tavse.
Denne procedure er for oplysninger om forhold, der ikke vedrører en overtrædelse af en medarbejders egen ansættelseskontrakt. Hvis en medarbejder er bekymret for, at hans/hendes egen kontrakt er blevet eller er sandsynligvis blevet brudt, bør han/hun bruge organisationens klageprocedure.
3. Politik
Loven giver beskyttelse for dem, der rejser legitime bekymringer om specificerede emner. Disse kaldes "kvalificerede afsløringer".
En kvalificerende offentliggørelse er en, der foretages i offentlighedens interesse af en person, der har en rimelig tro på, at:
- en kriminel handling
- en fejlslagen retfærdighed
- en handling, der skaber risiko for sundhed og sikkerhed;
- økonomisk svindel eller dårlig ledelse;
- en handling, der forårsager skade på miljøet;
- uagtsomhed
- overtrædelser af vores interne politikker og procedurer;
- overtrædelser af konkurrencelovgivningen eller anti-konkurrencepraksis;
- en overtrædelse af enhver anden lovlig forpligtelse;
- adfærd, der sandsynligvis vil skade Howden Group Holdings og/eller enhver tilknyttet datterselskabs omdømme;
- fortielse af nogen af ovenstående; bliver begået, er blevet begået, eller er sandsynligt at blive begået.
Det er ikke nødvendigt for den enkelte at have bevis for, at en sådan handling bliver begået, er blevet begået, eller sandsynligvis vil blive begået - en rimelig tro er tilstrækkelig. Den enkelte har ikke ansvar for at undersøge sagen - det er virksomhedens ansvar at sikre, at der foretages en undersøgelse.
4. Procedure
4.1 Trin Et
I første omgang, medmindre du rimeligt mener, at din linjeleder er involveret i uretfærdighed, eller hvis du af en anden grund ikke ønsker at henvende dig til din linjeleder, bør eventuelle bekymringer blive rejst hos din linjeleder. Hvis du tror, at din linjeleder er involveret, eller af en eller anden grund ikke ønsker at henvende dig til din linjeleder, bør du gå direkte til trin tre.
4.2 Trin to
Din linjeleder vil arrangere en undersøgelse af sagen (enten ved selv at undersøge sagen eller straks videresende problemet til en person i en højere stilling). Undersøgelsen kan involvere dig og andre involverede personer i at give en skriftlig erklæring. Enhver undersøgelse vil blive udført i overensstemmelse med de ovenfor beskrevne principper. Din erklæring vil blive taget i betragtning, og du vil blive bedt om at kommentere på eventuelle yderligere oplysninger, der er indhentet.
Din linjeleder (eller personen, der udførte undersøgelsen) vil derefter rapportere til bestyrelsen, som vil træffe eventuelle nødvendige foranstaltninger, herunder at rapportere sagen til eventuelle relevante regeringsafdelinger eller tilsynsmyndigheder. Hvis disciplinære foranstaltninger er påkrævet, vil din linjeleder (eller personen, der udførte undersøgelsen) rapportere sagen til HR-afdelingen og igangsætte disciplinærproceduren. Ved afslutningen af undersøgelsen vil du blive informeret om resultatet og hvad bestyrelsen har gjort, eller foreslår at gøre, vedrørende sagen. Hvis der ikke træffes nogen foranstaltninger, vil årsagen hertil blive forklaret.
4.3 Trin tre
Hvis du er bekymret for, at din Linjechef er involveret i uregelmæssigheder, ikke har foretaget en ordentlig undersøgelse eller ikke har rapporteret resultatet af undersøgelserne til bestyrelsen, bør du informere General Counsel ([email protected]), som vil sørge for, at en anden leder gennemgår undersøgelsen, foretager eventuelle nødvendige undersøgelser og udarbejder sin egen rapport til bestyrelsen som i trin to ovenfor. Enhver henvendelse til General Counsel vil blive behandlet fortroligt, og din identitet vil ikke blive afsløret uden dit forudgående samtykke.
4.4 Trin fire
Hvor sagen er mere alvorlig, eller du føler, at din Linjechef eller [indsæt kontaktpersonens rolle] ikke har adresseret din bekymring, eller du foretrækker ikke at rejse det med dem af en eller anden grund, bør du samarbejde med den uafhængige fortrolige rapporteringslinje. Safecall tilbyder den uafhængige fortrolige rapporteringslinje, hvor du kan rejse dine bekymringer og være sikker på, at de vil blive fuldt adresseret. Opkald håndteres af dygtigt personale og vil blive behandlet i fuld fortrolighed. En rapport om opkaldet vil blive sendt til Group General Counsel. Safecall vil ikke videregive dit navn til Howden Group Holdings, hvis du ønsker at forblive anonym.
Du kan kontakte Safecall når som helst på det gratis nummer: 00 800 7233 2255 (New Zealand)
Safecall-linjen er tilgængelig 24/7 365 dage om året. Alternativt kan Safecall kontaktes via e-mail [email protected] eller via webstedet www.safecall.co.uk/report.
Detaljer om Safecall-tjenesten kan også findes på Safecall-plakater, som du kan finde på kontoret og på intranettet.
4.5 Trin fem
Hvis du efter afslutningen af alle ovenstående trin rimeligt mener, at den passende handling ikke er blevet taget, bør du rapportere sagen til den rette myndighed.
Lovgivningen fastsætter en række organer, til hvilke kvalificerede afsløringer kan foretages. Disse omfatter:
- Den New Zealandske Nationalbank og Ombudsmanden (NZ);
- SKAT & Toldstyrelsen
- Finanstilsynet
- Konkurrence- og Markedsmyndigheden
- Sundheds- og Sikkerhedsstyrelsen.
- Miljøstyrelsen
- Uafhængig Politikomp.
For Safecall internationale gratisnumre, besøg Safecall.