Howden Japan Ltd. - 会社情報

ハウデンジャパン株式会社（以下「当社」 といいます）は、 個人情報保護の重要性を認識し、「個人情報の保護に関する 法律」（以下「個人情報保護法」 といいます）、および「行政手続における 特定の個人を識別するための番号の利用等に関する 法律」（以下「番号法」 といいます）その他関連法令・ ガイドラインを遵守し、 個人情報を適切に取り 扱います。また、 個人情報の安全管理のため、 必要かつ適切な措置を講じてまいります。

当社は、 業務に従事する 者に対する 教育・指導を徹底し、 個人情報の適正な取扱いを推進します。さらに、 個人情報の取扱いや安全管理措置については、 定期的に見直しを行い、 継続的な改善に努めます。

※本プライバシーポリシーにおいて、「個人情報」 および「個人データ」 は、 特定個人情報等を除くものとします。

第 1 項：個人情報の取得・利用について

当社は、 業務上必要な範囲内において、 適法かつ公正な手段により 個人情報を取得・利用いたします。また、 各種お問い合わせやご相談等の対応に際し、 内容を正確に記録する 目的で、 通話の録音等により 個人情報（※下記 7 項に記載の個人番号および特定個人情報を除く）を取得する 場合があります。

当社は、 ハウデングループ各社、業務委託先、取引先その他の第三者から、または公開されている 情報に基づき、 個人情報を取得することがあります。

第 2 項：個人情報の利用目的について

当社は、 個人情報（※下記 7 項に記載の個人番号および特定個人情報を除く）の利用目的を通知または公表し、その目的の達成に必要な範囲内で利用いたします。

利用目的は、お客さまにとって明確となるよう 具体的に定め、 当社ホームページ等により 公表いたします。

なお、 利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り 扱う 場合は、 個人情報保護法第 18 条第 3 項各号に該当する 場合を除き、ご本人の同意を得るものとします。

<当社における 個人情報の利用目的>

（1） 保険商品の提案、見積もりの提供、契約更新の案内等の営業活動およびマーケティング

（2） 損害保険契約の申込受付、契約管理、保険料の請求・収納、保険金の支払い等の保険業務の遂行

（3） 保険事故発生時の対応、保険会社との連絡・調整、保険金請求手続きの支援

（4） 契約や問い合わせに関する 連絡、通知、資料送付、通話記録等による 顧客対応

（5） アンケート の実施、統計的分析、情報の集約・照合による 商品・ サービスの研究・開発

（6） サービス品質向上、業務内容の見直し、 社員教育・研修の実施

（7） 保険業法、個人情報保護法その他の法令に基づく 義務の履行、行政機関等への報告・協力

（8） 業務委託先への情報提供および委託業務の遂行

（9） 上記各項目に附帯・関連する 業務および当社業務運営の適正かつ円滑な遂行

第 3 項：個人データ の第三者提供および取得について

（1）当社は、 以下の場合を除き、ご本人の同意なく 個人データ を第三者に提供いたしません。

①法令に基づき 提供が認められる 場合

例：人の生命、身体または財産の保護のために必要がある 場合で、ご本人の同意を得ることが困難な場合

②利用目的の達成および業務遂行上必要な範囲内で、 業務委託先に提供する 場合

③合併その他の事由による 事業承継に伴い個人データ が提供される 場合

④当社のグループ会社（ブローカー会社を除く ） および海外ハウデングループ会社との間で共同利用を行う 場合（詳細は下記 5 項をご参照ください）

（2）当社は、 法令又はガイドラインにおいて除外される 場合を除き、 個人データ を第三者（但し、 (１ ) ②、 ③及び④に基づく 提供先は含みません。） に提供した際には、 提供先や提供内容等の記録を行い、 第三者から 取得した場合には、 取得元や取得内容等の確認・記録を行います。

第 4 項：個人データ および特定個人情報等の取扱いの委託について

（1）当社は、 利用目的の達成に必要な範囲において、 個人データ および特定個人情報等の取扱いを外部（海外を含む）に委託することがあります。

委託に際しては、 適切な委託先を選定し、 委託契約を締結したうえで、 委託先における 個人データ の取扱状況を含む情報管理体制を確認するなど、 必要かつ適切な監督を行います。

（2）当社が海外の委託先に個人データ の取扱いを委託する 場合には、 個人情報保護法に基づき、 委託先における 安全管理措置と 同等の措置を講じることを契約により 義務付けます。

第 5 項：個人データ の共同利用について

当社は、 グループ各社（ブローカー会社を除く） および海外ハウデングループ会社との間で、 以下の条件のもと、 個人データ（※下記 7 項に記載の個人番号および特定個人情報を除く）を共同利用することがあります。

（1） 利用目的

第 2 項に記載の利用目的（1） ～(9） と 同様（2） 共同利用される 個人データ の項目

当社およびグループ会社（ブローカー会社を除く） が保有するお客さま 情報（氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス、 性別、生年月日、保険契約・ コンサルティングに関する 内容等、取引に関する 情報）

（3） 共同利用者の範囲

共同利用の対象となる グループ会社は、 当社の国内グループ会社および海外のハウデングループ会社です。

（4） 管理責任者

ハウデンジャパン株式会社

住所および代表者の氏名等については、 当社ウェブサイト の「会社概要」 をご参照ください。

第 6 項： センシティブ情報の取扱いについて

当社は、 個人情報保護法第 2 条第 3 項に定める 要配慮個人情報（センシティブ情報）、 ならびに労働組合への加盟、門地、本籍地、保健医療および性生活に関する 情報（以下、総称して「センシティブ情報」 といいます）について、 個人情報保護法その他の関連法令およびガイドラインに従い取得する 場合を除き、取得・利用または第三者提供を行いません。

第 7 項：特定個人情報等の取扱いについて

当社は、 番号法に定められた特定個人情報等について、 同法により 利用目的が限定されていることを踏まえ、 定められた目的以外では取得・利用いたしません。

また、 番号法で認められている 場合を除き、 特定個人情報等を第三者に提供することはありません。さらに、 上記 5 項に記載の共同利用についても、 特定個人情報等は対象外といたします。

第 8 項：保有個人データ および特定個人情報等に関する 通知・開示・訂正・利用停止等について

当社は、 個人情報保護法に基づき、 保有個人データ および特定個人情報等に関する 以下のご請求（以下「開示等請求」 といいます）に適切かつ迅速に対応いたします。

・ 利用目的の通知

・ 開示（第三者提供記録の開示を含む）・ 内容の訂正、追加または削除

・ 利用の停止または消去・ 第三者への提供の停止

開示等請求をご希望の場合は、 下記「お問い合わせ窓口」 ま でご連絡ください。

ご請求者がご本人であることを確認させていただいたうえで、 当社所定の書式にご記入いただき、 手続きを進めさせていただきます。 後日、書面または電子的手段により 回答いたします。 利用目的の通知請求および開示請求については、 当社所定の手数料をいただきます。なお、 適用法令において認められる 根拠がある 場合には、ご請求にお応えしかねることがございますので、あらかじめご了承ください。

第 9 項：安全管理措置について

当社は、 個人データ および特定個人情報等の漏えい、 滅失またはき 損の防止、 その他の安全管理のため、必要かつ適切な措置を講じます。

（1） 基本方針の策定・公表

個人データ の適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ ガイドライン等の遵守」、「苦情・相談の窓口」等について本プライバシーポリシーで公表し、 必要に応じて見直します。

（2） 個人データ の取扱いに係る 規程類の整備

取得・利用・廃棄といった段階毎の取扱方法や担当者およびその役割等について規定を策定し定期的な見直し改善を実施します。

（3）組織的安全管理措置

個人データ の取扱いに関する 責任者を設置するとともに、 個人データ を取り 扱う 従業者および当該従業者が取り 扱う 個人データ の範囲を明確化し、 漏えい事案等に対する 体制を整備します。

（4） 人的安全管理措置

個人データ の取扱いに係る 従業者の役割・責任等について、 従業者に定期的な研修を実施します。

（5） 物理的安全管理措置

・個人データ を取り 扱う 区域において、 従業者の入退室管理および持ち 込む機器等の制限を行うとともに、 権限を有しない者による 個人データ の閲覧を防止する 措置を実施します。

・個人データ 等を取扱う 機器、書類等の盗難又は紛失等を防止するために、 施錠ないし固定して保管します。

・個人データ 等の削除及び機器、電子媒体等の廃棄する 場合は、 可能な限り 容易に復元できない手段を用います。

（6） 技術的安全管理措置

・個人情報データベース等を取り 扱うことができる 情報システムを限定し、 個人情報データベース等を取り 扱う 情報システムに対する アクセス権限を、 必要な者に限って付与します。

・個人情報データベース等を取り 扱う 情報システムは、 ユーザーＩＤ、 パスワードの識別方法により、正当なアクセス権限を有することを認証できるように構成します。

・個人データベース等を取り 扱う 情報システムを外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する 仕組みを導入します。

（7） 外的環境の把握

個人データ を取り 扱う 国における 個人情報の保護に関する 制度(UK GDPR 等)を把握した上で安全管理措置を実施しています。

第 10 項：仮名加工情報・匿名加工情報の取扱いについて

（1）仮名加工情報の取扱い① 仮名加工情報の作成

当社は、 仮名加工情報（他の情報と 照合しない限り 特定の個人を識別できないように個人情報を加工した情報） を作成する 場合、以下の措置を講じます。

・法令で定められた基準に従い、 適正な加工を行うこと

・削除した情報や加工方法に関する 情報の漏えいを防止するための安全管理措置を講じること・作成元の個人情報と 照合して本人を識別しないこと

② 仮名加工情報の利用目的

・当社は、 仮名加工情報の利用目的を変更する 場合には、 変更後の利用目的をできる 限り 特定し、それが仮名加工情報に関するものであることを明示したうえで、 公表いたします。

（2）匿名加工情報の取扱い① 匿名加工情報の作成

当社は、 匿名加工情報（特定の個人を識別できず、かつ復元できないように加工された情報） を作成する 場合、以下の措置を講じます。

・ 法令で定められた基準に従い、 適正な加工を行うこと

・ 削除した情報や加工方法に関する 情報の漏えいを防止するための安全管理措置を講じること・ 作成した匿名加工情報に含まれる 情報の項目を公表すること

・ 作成元の個人情報と 照合して 本人を 識別しないこと② 匿名加工情報の第三者提供

当社が匿名加工情報を第三者に 提供する 場合には、 提供する 情報に 含まれる 項目および提供方法を公表するとともに、 提供先に 対して当該情報が匿名加工情報であることを明示いたします。

第 11 項： お問い合わせ窓口

当社は、 個人情報、特定個人情報等、 仮名加工情報および匿名加工情報の取扱いに関する 苦情・ ご相談に対し、 適切かつ迅速に対応いたします。

また、 当社における 個人情報の取扱いや、 保有個人データ に 関する 照会、開示、訂正、利用停止等のご請求、安全管理措置に 関するご質問等につきましても、 以下の窓口までご連絡ください。

お問い合わせ窓口

ハウデンジャパン株式会社電話番号： 03-4330-8716

受付時間：午前 9 時～午後 5 時（土日祝日および年末年始を 除く）

ハウデングループのグローバルプライバシーポリシーはこちら をご参照ください。

当社は、下記の損害保険会社と代理店委託契約を締結しており、各保険会社の代理店として、保険契約の締結に関する代理権および告知受領権を有しております。これに基づき、当社は各社の保険商品の募集を行っております。

所属保険会社（50 音順）

あいおいニッセイ同和損害保険株式会社

アリアンツ火災海上保険株式会社

AIG 損害保険株式会社

HDI Global 保険会社

現代海上火災保険株式会社

損害保険ジャパン株式会社

Chubb 損害保険株式会社

東京海上日動火災保険株式会社

三井住友海上火災保険株式会社