Whistleblower-Richtlinie

1. Einleitung 

Es ist wichtig für das Unternehmen, dass Betrug, Fehlverhalten und kriminelle Aktivitäten gemeldet und ordnungsgemäß aufgeklärt werden. Daher ermutigt das Unternehmen alle Mitarbeiter, es anzusprechen, wenn sie Bedenken zum Verhalten anderer Beschäftigten oder zum Geschäftsbetrieb haben. Diese Richtlinie regelt, auf welche Art und Weise die Mitarbeiter ihre Bedenken melden können, und wie mit diesen umgegangen wird. 

Diese Richtlinie gilt für alle Mitarbeiter des Unternehmens, ob in Voll- oder Teilzeit, mit Festverträgen oder in sonstiger Funktion mit Bezug zur Organisation (wie Zeitarbeiter oder Subunternehmer). Sie steht auch allen externen Dritten und Gegenparteien zur Verfügung. 

Bei der Richtlinie und den darin beschriebenen Verfahren handelt es sich nicht um einen Vertrag. Das Unternehmen behält sich das Recht vor, die Richtlinie nach eigenem Ermessen zu ändern. 
  

2. Grundsätze 

  • Alle Mitarbeiter sollen sich bewusst machen, wie wichtig es ist, Fehlverhalten bei der Arbeit zu verhindern und zu bekämpfen. Daher sollten Mitarbeiter stets nach unrechtmäßigem oder unethischem Verhalten Ausschau halten und es sofort melden, wenn sie Derartiges bemerken. 

  • Alle gemäß diesem Verfahren gemeldeten Sachverhalte werden gründlich, umgehend und vertraulich untersucht. Außerdem wird das Ergebnis der Untersuchung dem/der Mitarbeiter*in mitgeteilt, der das Problem angesprochen hat. · 

  • Mitarbeiter werden keinesfalls dafür schikaniert, wenn sie gemäß dieser Richtlinie Probleme ansprechen. Es hat also keine Auswirkungen auf die weitere Beschäftigung und die Chancen für zukünftige Beförderungen und Schulungen, wenn Mitarbeiter berechtigte Bedenken äußern. 

  • Das Schikanieren von Mitarbeitern, die begründet Fehlverhalten offenlegen, wird mit Disziplinarmaßnahmen geahndet. 

  • Sollte im Rahmen einer Untersuchung nach dem hier beschriebenen Verfahren ein Fehlverhalten festgestellt werden, dann kommen die Disziplinarmaßnahmen des Unternehmens zum Einsatz – zusätzlich zu angemessenen externen Maßnahmen. 

  • Falsche Anschuldigungen in böswilliger Absicht ziehen Disziplinarmaßnahmen nach sich. 

  • Auch für die Anweisung, Fehlverhalten zu verschleiern, werden Disziplinarmaßnahmen verhängt. Wenn Mitarbeiter (selbst von Vorgesetzten oder Managern) die Anweisung erhalten, Bedenken nicht zu melden bzw. diesen nicht nachzugehen, sollten sie sich dem widersetzen. 
      

Bei dem hier beschriebenen Verfahren geht es um die Offenlegung verschiedener Angelegenheiten, aber nicht um Verstöße gegen den eigenen Arbeitsvertrag. Wenn Mitarbeiter denken, dass ein Verstoß gegen ihre Arbeitsverträge vorliegt oder es wahrscheinlich dazu kommen wird, sollten sie das Beschwerdeverfahren des Unternehmens in Anspruch nehmen. 

3. Richtlinie  

Nach dem Gesetz stehen Menschen unter Schutz, die berechtigte Bedenken zu bestimmten Angelegenheiten äußern. Diese werden als „berechtigte Offenlegungen“ bezeichnet (sog. „qualifying disclosures“). 

Eine berechtigte Offenlegung erfolgt im öffentlichen Interesse, und zwar durch Einzelpersonen, die berechtigterweise annehmen, dass: 

  • ein Verbrechen; 

  • eine Ungerechtigkeit; 

  • eine Handlung, die ein Risiko für Leib und Leben darstellt; 

  • Finanzbetrug oder Misswirtschaft; 

  • eine Handlung, die der Umwelt schadet; 

  • Fahrlässigkeit; 

  • ein Bruch interner Richtlinien und Verfahren; 

  • ein Bruch des von Recht und Praktiken zum Wettbewerbsrecht; 

  • ein Bruch sonstiger rechtlicher Verpflichtungen; 

  • ein Verhalten, das wahrscheinlich den Ruf von Howden Group Holdings und/oder zugehöriger Subunternehmen schädigen könnte; 

  • ein Verschleiern der oben beschriebenen Sachverhalte; stattfindet, stattgefunden hat oder wahrscheinlich stattfinden wird. 

Personen brauchen keine Beweise dafür, dass ein solcher Sachverhalt vorliegt, vorgelegen hat oder wahrscheinlich vorliegen wird – die begründete Annahme genügt. Auch liegt es nicht in der Verantwortung der jeweiligen Person, den Vorfall zu untersuchen. Das Unternehmen muss dafür sorgen, dass eine Untersuchung erfolgt. 
  

4. Verfahren 

4.1. Schritt Eins 

In der ersten Instanz sollten Sie sich stets an Ihren direkten Vorgesetzten wenden (sofern Sie nicht begründet annehmen, dass dieser am Fehlverhalten beteiligt ist oder Sie andere Gründe dafür haben, sich nicht an ihn wenden zu wollen). Wenn Sie glauben, dass ihr direkter Vorgesetzter am Fehlverhalten beteiligt ist oder Sie andere Gründe dafür haben, sich nicht an ihn wenden zu wollen, fahren Sie bitte direkt mit Schritt Drei fort. 

4.2. Schritt Zwei 

Ihr direkter Vorgesetzter leitet dann eine Untersuchung des Sachverhalts ein (indem er oder sie diese persönlich durchführt, oder aber sie umgehend an eine höherstehende Person abgibt). Bei dieser Untersuchung müssen Sie und andere betroffene Personen ggf. eine schriftliche Erklärung abgeben. Derartige Untersuchungen werden gemäß den oben beschriebenen Prinzipien durchgeführt. Ihre Aussage wird berücksichtigt und wenn sich neue Beweise ergeben, werden Sie dazu befragt. 

Ihr direkter Vorgesetzter (bzw. die Person, welche die Untersuchung ausgeführt hat), erstattet dann dem Vorstand Bericht. Dieser führt dann die notwendige Handlung aus und meldet die Angelegenheit z. B. an die zuständige Regierungsbehörde oder Stelle. Wenn eine disziplinarische Maßnahme erforderlich ist, erstattet Ihr direkter Vorgesetzter (bzw. die Person, welche die Untersuchung ausgeführt hat), dann der Personalabteilung Bericht. Diese leitet dann das Disziplinarverfahren ein. Beim Abschluss einer Untersuchung wird Ihnen das Ergebnis mitgeteilt und Sie erfahren, was der Vorstand unternommen hat oder zu unternehmen gedenkt. Wenn der Vorstand nicht handeln will, wird dies Ihnen gegenüber begründet. 

4.3. Schritt Drei 

Wenn Sie Bedenken haben, dass Ihr direkter Vorgesetzter in das Fehlverhalten verwickelt ist, keine ordentliche Untersuchung durchgeführt hat oder das Ergebnis einer Untersuchung nicht an den Vorstand gemeldet hat, wenden Sie sich bitte direkt den General Counsel (Leiter der Rechtsabteilung). Er wird sich dann darum kümmern, dass ein anderer Manager die durchgeführte Untersuchung prüft, bei Bedarf Nachforschungen anstellen und dann den Sachverhalt selbst gemäß Schritt Zwei an den Vorstand melden. Der General Counsel behandelt Ihre Meldung streng vertraulich, und Ihre Identität wird nicht ohne Ihre vorherige Zustimmung offengelegt. 

4.4. Schritt Vier 

Wenn es sich um einen ernsteren Sachverhalt handelt oder wenn Ihr direkter Vorgesetzter bzw. der [Rolle einfügen, die kontaktiert werden soll] sich Ihrer Meinung nach nicht mit Ihren Bedenken befasst, wenden Sie sich bitte an die unabhängige, vertrauliche Meldehotline. Über Safecall können Sie eine vertrauliche und unabhängige Hotline nutzen und sicher sein, dass Ihren Bedenken nachgegangen wird. Anrufe werden von gut ausgebildeten Mitarbeitern entgegengenommen und vollkommen vertraulich behandelt. Der General Counsel des Konzerns erhält einen Bericht zu dem Anruf. Safecall wird Ihren Namen den Howden Group Holdings gegenüber nicht offenlegen, wenn Sie lieber anonym bleiben möchten. 

Sie können sich jederzeit unter der folgenden kostenlosen Telefonnummer an Safecall wenden: 0800 915 1571 

Die Safecall-Line steht Ihnen rund um die Uhr zur Verfügung, an 365 Tagen im Jahr. Alternativ können Sie Safecall auch per E-Mail (unter [email protected]) oder im Internet (auf www.safecall.co.uk/report) in Anspruch nehmen. 

Weitere Details zum Safecall-Dienst finden Sie auf Postern, die ggf. im Büro aufgehängt wurden oder im Intranet verfügbar sind. 

4.5 Schritt Fünf 

Wenn Sie nach Abschluss aller obigen Schritte noch immer begründet annehmen, dass keine angemessenen Maßnahmen ergriffen worden sind, melden Sie den Sachverhalt bitte direkt der zuständigen Behörde. 

Der Gesetzgeber sieht verschiedene Institutionen vor, die derartige infrage kommende Offenlegungen entgegennehmen. Zu diesen gehören: 

  • HM Revenue & Customs (Finanzamt); 

  • Financial Conduct Authority (Finanzaufsichtsbehörde); 

  • Competition and Markets Authority (Kartellamt); 

  • Health and Safety Executive (Gesundheits- und Sicherheitsbehörde); 

  • Environmental Agency (Umweltamt); 

  • Independent Police Complaints Commission (Unabhängige Kommission für Beschwerden) 
      

So erreichen Sie Safecall: internationale, kostenlose Telefonnummern auf der Safecall-Website