Datenschutzerklärung für Mitarbeitende

Die Howden Gruppe (nachstehend auch «Howden», «wir» oder «uns») bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogenen Daten». Wir legen fest, zu welchen Zwecken und auf welche Weise personenbezogene Daten erhoben und bearbeitet werden.

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit sämtlichen aktuellen und ehemaligen voll– oder teilzeitbeschäftigten Mitarbeitenden bearbeiten. Bitte beachten Sie auch unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

Die Howden Gruppe besteht aus der Howden Schweiz Holding AG, der Haakon AG, der Howden Schweiz AG, der Swibro AG, der H1 Underwriting Services AG, Vorsorge Partner AG, BSC Broker Service Center GmbH, IT Xpert AG, Perennial AG, Howden Liechtenstein AG und der Howden Sky AG.

«Personendaten» sind Daten, die sich auf bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen beziehen.

«Betroffene Person» ist eine Person, über die wir Personendaten bearbeiten.

«Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten (z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassen, Bekanntgeben und Löschen). Wir verwenden den Begriff «bearbeiten» hier gleichbedeutend mit «verarbeiten».

Unsere Datenschutzerklärung entspricht der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) inklusive der Schweizer Datenschutzverordnung (DSV), wobei die Anwendbarkeit je nach Einzelfall variiert.

1. Verantwortlichkeit

Für die Datenbearbeitung verantwortlich und Ansprechperson ist diejenige Gesellschaft von Howden, welche die jeweilige Datenbearbeitung veranlasst (z.B. die Dienstleistung erbringt, mit welcher Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, eine Geschäftsbeziehung pflegen oder deren Website Sie besuchen):

1.1. Howden Schweiz Holding AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz Holding AG erbracht werden, ist die:
Howden Schweiz Holding AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

1.2. Haakon AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Haakon AG erbracht werden, ist die:
Haakon AG
Elisabethenanlage 11
4051 Basel
[email protected]

1.3. Howden Schweiz AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz AG erbracht werden, ist die:
Howden Schweiz AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

1.4. Swibro AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Swibro AG erbracht werden, ist die:
Swibro AG
Zwinglistrasse 11
9000 St. Gallen
[email protected]

1.5. H1 Underwriting Services AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der H1 Underwriting Services AG erbracht werden, ist die:
H1 Underwriting Services AG
Grellingerstrasse 9
4052 Basel
[email protected]

1.6. Vorsorge Partner AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Vorsorge Partner AG erbracht werden, ist die:
Vorsorge Partner AG
Pestalozzistrasse 2
9000 St. Gallen
[email protected]

1.7. BSC Broker Service Center GmbH
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der BSC Broker Service Center GmbH erbracht werden, ist die:
BSC Broker Service Center GmbH
Picardiestrasse 3A
5040 Schöftland
[email protected]

1.8. IT Xpert AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der IT Xpert AG erbracht werden, ist die:
IT Xpert AG
Picardiestrasse 3A
5040 Schöftland
[email protected]

1.9. Perennial AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Perennial AG erbracht werden, ist die:
Perennial AG
Le Trési 6 A
1028 Préverenges
[email protected]
 
1.10. Howden Liechtenstein AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Liechtenstein AG erbracht werden, ist die:
Howden Liechtenstein AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

1.11. Howden Sky AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Sky AG erbracht werden, ist die:
Howden Sky AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Die Personendaten, welche wir über die Mitarbeitenden erheben oder über die wir verfügen, stammen aus verschiedenen Quellen. Dies beinhaltet zum einen Personendaten, welche wir im Zusammenhang mit Handlungen vor Vertragsschluss bzw. der Vorbereitung des Abschlusses des Arbeitsvertrags zur Verfügung gestellt und erhoben werden.

Wir erheben Mitarbeiterdaten, die uns eingereicht und offengelegt werden (z. B. Namen und Vornamen, die üblichen Korrespondenzdaten wie Postanschrift, E-Mailadresse und Telefonnummern). Andere werden möglicherweise von Dritten zur Verfügung gestellt (z.B. Referenzauskünfte von ehemaligen Arbeitgebern) oder stammen aus öffentlich zugänglichen Informationsquellen.

Für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses bearbeiten wir unter anderem die nachfolgenden Datenkategorien, wobei diese keinen Anspruch auf Vollständigkeit haben.

  • Persönliche Identifikationsdaten: Anrede, Name, Adresse, Stadt/Land, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Kinder, Namen und Angaben zu Familienangehörigen, Notfallkontakte.
  • Kontaktdaten: Private E-Mail-Adresse, Mobile-Nummer, Privatanschrift (Wohnadresse), Telefonnummer.
  • Angaben zum Arbeitsverhältnis: Arbeitsvertrag, Funktionsbezeichnung, Job-Profil, Hierarchie- und Funktionsstufe, Organigramm-Angaben, Personalnummer, Eintritts- und Austrittsdatum, Vergütung, Korrespondenz mit dem Mitarbeiter, Arbeitszeit und Arbeitsleistung, Ferien- und Krankheitstage.
  • Arbeitszeit- und Abwesenheitserfassungen: Angaben zum Pensum und entsprechenden Arbeitstagen, Anwesenheitszeiten, Ferien- und Krankheitsabwesenheiten, Aus- und Weiterbildungstage.
  • Finanzdaten und Abrechnung: Kontoangaben, Lohnbuchhaltungsdaten (Brutto- und Nettogehalt, Boni, Spesen, Reisebelege, Ausbildungsvereinbarungen, sonstige Aufwände), Bankverbindung, quellensteuerbezogene Daten, Daten bei Anfragen für Kinder- und Ausbildungszulagen.
  • Sozialversicherungsdaten: AHV-Nummern, BVG-Leistungen, Informationen zu Anlage- und Vorsorgepläne, Sozialpläne, Sozialversicherungsnummer von Partner/in, Kinder.
  • Leistungsbewertung: Informationen und Daten zur Leistungsbewertung (z. B. Leistungsbewertungen, Qualifikationen, Protokolle aus Mitarbeitergesprächen, Zielvereinbarungen, Berichte aus externen Analysen wie Assessments).
  • Bewerbungsverfahren und weitere personenbezogene Unterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Diplome und Arbeitszeugnisse, Strafregister- und/oder Betreibungsregisterauszüge, Angaben zu früheren Arbeitgebern und Referenzauskünfte, Ihre Bewerbungsunterlagen, Angaben im Zusammenhang mit personalrechtlichen Disziplinarmassnahmen und -verfahren, Fahrausweise.
  • IT-bezogene Daten: Daten im Zusammenhang mit der Nutzung von IT- und Kommunikationssystemen inklusive der Verwendung des Intranets und anderer interner Systeme.

3. Rechtsgrundlagen und Zwecke der Bearbeitung

Wir bearbeiten Mitarbeiterdaten insbesondere für die folgenden Zwecke, soweit es das anwendbare Recht erlaubt, wir stützen uns dabei insbesondere auf die Durchführung vorvertraglicher Massnahmen bzw. die Erfüllung eines Vertrages, die Einwilligung und unser berechtigtes Interesse:

  • Durchführung des Arbeitsverhältnisses: z. B. Führung Ihres Personaldossiers; Ausstellung von Arbeits- und Zwischenzeugnissen; Mitarbeiterbeurteilungen; Kündigungen; Abwicklung von Versicherungen; Arbeitszeiterfassung und Anwesenheitsplanung; Identifikation und Authentifikation im Zusammenhang mit Zugangskontrollen; Meldungen an öffentliche Stellen etc.; 
  • Interne Verwaltung und Personaladministration: z. B. Antrag auf Kinderzulagen; Absenzen- und Ferienmeldungen; Unfall- und Krankheitsberichte; Lohnbuchhaltung; Kontaktdatenverwaltung inkl. Mitarbeiterverzeichnisse; Eintritts- und Austrittsformalitäten und -prozesse etc.; 
  • Sicherheitszwecke: z. B. Arbeitsplatzsicherheit; Gebäudesicherheit inkl. Zugangskontrollen; Sicherheit der Systeme inkl. der IT-Infrastruktur vor Missbrauch, Schäden und Störungen; 
  • Untersuchungen und Rechtsverfahren: z. B. Aufklärung von Fehlverhalten; Überwachungs- und Untersuchungsmassnahmen im Rahmen von gesetzlichen, regulatorischen und internen Vorschriften; Mitwirkung an Untersuchungen und Verfahren; Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen etc.; 
  • weitere Vorgänge: z. B. Organisation und Durchführung von Firmenanlässen; Abrechnung von Leistungen Dritter, die Sie in Anspruch nehmen (z.B. Mobiltelefonie); Sicherstellung des Geschäftsbetriebs (z.B. durch den Betrieb der IT-Systeme; Auswertung der Verwendung des Intranets etc.), Publikation von Blogbeiträgen auch auf Social Media (z.B. auf Linkedin etc.), Marketing-Zwecke (z.B. unser Web- und Social Media-Auftritt, etc.)

4. Datenweitergabe und Datenübermittlung

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.
Folgende Kategorien von Empfänger können Personendaten von uns erhalten:

  • Dienstleister (z.B. IT-Dienstleister, Hosting-Provider, Lieferanten, Berater, Rechtsanwälte, Versicherungen, Rekrutierungspartner, Werbedienstleister, Banken, Telekommunikationsanbieter, Transportunternehmen).
  • Dritte im Rahmen unserer gesetzlichen oder vertraglichen Verpflichtungen, Behörden, staatliche Einrichtungen, Gerichte.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Personendaten bearbeiten, schliessen wir Verträge, die diese verpflichten, den Datenschutz zu gewährleisten. Unsere Dienstleister befinden sich mehrheitlich in der Schweiz oder in der EU / im EWR. Sollte eine Datenübermittlung in andere Länder, die über kein angemessenes Datenschutzniveau verfügen, erforderlich sein, erfolgt diese auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln oder anderer geeigneter Instrumente.

5. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns bearbeitet, soweit dies für die Bearbeitungszwecke erforderlich ist, gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies gebieten, unsere berechtigten Interessen dies erfordern oder eine Speicherung aus technisch bedingt ist. Grundsätzlich speichern Ihre Personendaten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und maximal 10 Jahre über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Ausnahmen gelten, wenn im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. im Bundesgesetz über direkte Bundessteuer (DBG) oder im Bundesgesetz über die beruflichen Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG)) bestehen, wenn die Aufbewahrung aus Beweisgründen erforderlich ist oder wenn ein anderer nach anwendbarem Recht gültiger Ausnahmegrund besteht.

6. Datensicherheit

Wir werden Ihre Daten sicher aufbewahren und alle angemessenen Massnahmen ergreifen, um Ihre Daten vor Verlust, Zugriff, Missbrauch oder Änderungen zu schützen.

Unsere Mitarbeitenden und alle Vertragspartner, die Zugang zu Ihren Daten haben, sind zur Einhaltung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen verpflichtet.

7. Ihre Rechte

Sie haben im Zusammen mit unserer Bearbeitung von Personendaten die folgenden Rechte:

  • Recht auf Auskunft über zu Ihnen bei uns gespeicherte Personendaten, den Zweck der Bearbeitung, die Herkunft sowie über Empfänger, an die Personendaten weitergegeben werden;
  • Recht auf Berichtigung, falls Ihre Daten nicht korrekt oder nicht vollständig sind;
  • Recht, die Löschung der bearbeiteten Personendaten zu verlangen;
  • Recht auf Datenherausgabe und -übertragbarkeit;
  • Recht auf Einschränkung der Bearbeitung (DSGVO)
  • Recht einer Datenbearbeitung zu widersprechen oder eine Einwilligung zur Bearbeitung von Personendaten jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen;
  • Recht auf Beschwerde an eine zuständige Aufsichtsbehörde, sofern rechtlich vorgesehen.

Um diese Rechte geltend zu machen, wenden Sie sich an die unter Ziff. 1 angegebene Adresse.

Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls Kosten für Sie anfallen, werden wir Sie vorab informieren.

8. Änderung der Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen anzupassen.

Dezember 2024