Datenschutzerklärung für Mitarbeitende

1. Einleitung
2. Über was informieren wir in dieser Datenschutzerklärung?
3. Wer ist die verantwortliche Person?
4. Welche Personendaten werden bearbeitet?
5. Zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Personendaten?
6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?
7. Besteht eine Auslandübermittlung von Personendaten?
8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?
9. Wie schützen wir Ihre Daten?
10. Nutzen wir automatisierte Einzelentscheide?
11. Verwenden wir Cookies und nutzen wir Zählpixel?
12. Welche Daten bearbeiten wir auf unserer Seite in sozialen Netzwerken?
13. Welche Rechte haben Sie?
14. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

1. Einleitung

Die Howden Gruppe (nachstehend auch «Howden», «wir» oder «uns») bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen. 

Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogenen Daten». «Personendaten» sind Daten, die sich auf bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen beziehen. «Betroffene Person» ist eine Person, über die wir Personendaten bearbeiten. «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten (z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassen, Bekanntgeben und Löschen). Wir verwenden den Begriff «bearbeiten» hier gleichbedeutend mit «verarbeiten». 

Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Gesellschaften innerhalb der Howden Gruppe: Howden Schweiz Holding AG, Howden Schweiz AG, Howden Liechtenstein AG, Howden Sky AG. 

Unsere Datenschutzerklärung entspricht dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) inklusive der Schweizer Datenschutzverordnung (DSV) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wobei die Anwendbarkeit je nach Einzelfall variiert. 

2. Über was informieren wir in dieser Datenschutzerklärung?

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit sämtlichen aktuellen und ehemaligen voll- oder teilzeitbeschäftigten Mitarbeitenden bearbeiten.

Bitte beachten Sie auch unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

3. Wer ist die verantwortliche Person?

Für die Datenbearbeitung verantwortlich und Ansprechperson ist diejenige Gesellschaft von Howden, welche die jeweilige Datenbearbeitung veranlasst (z.B. die Dienstleistung erbringt, mit welcher Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, eine Geschäftsbeziehung pflegen oder deren Website Sie besuchen):

Für alle vorstehend genannten Gesellschaften ist unser Datenschutzberater unter [email protected] erreichbar.


3.1 Howden Schweiz Holding AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz Holding AG erbracht werden, ist die:

Howden Schweiz Holding AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

3.2 Howden Schweiz AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz AG erbracht werden, ist die:

Howden Schweiz AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

3.3 Howden Liechtenstein AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Liechtenstein AG erbracht werden, ist die:

Howden Liechtenstein AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

3.4 Howden Sky AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Sky AG erbracht werden, ist die:

Howden Sky AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

4. Welche Personendaten werden bearbeitet?

Die Personendaten, die wir über unsere Mitarbeitenden erheben und bearbeiten, stammen aus unterschiedlichen Quellen. Zum einen handelt es sich um Daten, die uns im Rahmen des Bewerbungsverfahrens oder beim Abschluss des Arbeitsvertrags zur Verfügung gestellt wurden.

Zum anderen können Daten im Verlauf des Arbeitsverhältnisses direkt von den Mitarbeitenden, von Dritten (z.B. Referenzauskünfte früherer Arbeitgeber) oder aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen.

Für die Durchführung und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

  • Identifikations- und Personendaten: Anrede, Name, Adresse, Geburtsdatum, Geschlecht, Zivilstand, Angaben zu Kindern und weiteren Familienangehörigen, Notfallkontakte.
  • Kontaktdaten: Private Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Wohnadresse.
  • Angaben zum Arbeitsverhältnis: Arbeitsvertrag, Funktion, Hierarchie- und Stellenzuordnung, Personalnummer, Eintritts- und Austrittsdatum, Vergütung, Korrespondenz, Arbeitszeit- und Leistungserfassung, Ferien- und Krankheitstage.
  • Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten: Angaben zu Pensum und Arbeitstagen, Anwesenheiten, Absenzen (Ferien, Krankheit, Weiterbildung).
  • Finanz- und Abrechnungsdaten: Bankverbindungen, Lohnabrechnungen (inkl. Boni, Spesen, Zulagen), Reise- und Ausbildungskosten, quellensteuerrelevante Daten, Angaben zu Kinder- und Ausbildungszulagen.
  • Gesundheitsdaten: Arztzeugnisse, Angaben zu Arbeitsunfähigkeit und zu Absenzen aus gesundheitlichen Gründen, Unfall- und Krankheitsmeldungen, Angaben im Zusammenhang mit dem Case Management sowie Ergebnisse vertrauensärztlicher Abklärungen. Diese Daten bearbeiten wir nur, soweit dies für die Durchführung des Arbeitsverhältnisses, die Lohnfortzahlung und die Abwicklung von Versicherungsleistungen erforderlich ist.
  • Sozialversicherungsdaten: AHV-Nummer, BVG-Angaben, Vorsorge- und Sozialpläne, gegebenenfalls Sozialversicherungsnummern von Partnerinnen und Partnern oder Kindern.
  • Leistungs- und Entwicklungsdaten: Qualifikationen, Leistungsbeurteilungen, Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Protokolle, Berichte aus Assessments.
  • Bewerbungs- und personalrechtliche Unterlagen: Bewerbungsdossiers, Zeugnisse, Diplome, Strafregister- oder Betreibungsregisterauszüge, Referenzen, Angaben zu Disziplinarmassnahmen oder -verfahren, Fahrausweise.
  • IT- und Systemdaten: Nutzungsdaten aus IT- und Kommunikationssystemen, einschliesslich Intranet und weiteren internen Anwendungen.

5. Zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Personendaten?

Wir bearbeiten Mitarbeiterdaten namentlich zu folgenden Zwecken:

  • Durchführung des Arbeitsverhältnisses: Führung des Personaldossiers, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungen, Kündigungen, Abwicklung von Versicherungen, Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung, Zugangskontrollen, gesetzliche Meldungen an Behörden. Hierbei bearbeiten wir Personendaten zur Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrages und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
  • Interne Verwaltung und Personaladministration: Kinderzulagen, Absenzen- und Ferienverwaltung, Unfall- und Krankheitsmeldungen, Lohnbuchhaltung, Verwaltung von Kontaktdaten und Mitarbeiterverzeichnissen, Eintritts- und Austrittsprozesse. Hierbei bearbeiten wir Personendaten zur Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrages und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
  • Sicherheitszwecke: Arbeitsplatz- und Gebäudesicherheit inkl. Zutrittskontrollen, Schutz der IT-Systeme vor Missbrauch, Störungen oder Schäden. Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
  • Untersuchungen und Rechtsverfahren: Aufklärung von Fehlverhalten, interne Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Verfahren, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
  • Weitere Zwecke: Organisation von Firmenanlässen, Abrechnung von Leistungen Dritter wie Mobiltelefonie, Sicherstellung des Geschäftsbetriebs, interne Kommunikation, Publikationen im Intranet oder auf Social Media, Marketing- und Kommunikationsmassnahmen. Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung und auf unsere berechtigten Interessen.

6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Durchführung des Arbeitsverhältnisses notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind, wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.

Es können beispielsweise folgende Kategorien von Empfängern Personendaten von uns erhalten:

  • Gesellschaften innerhalb der Howden-Gruppe, soweit sie an der Durchführung und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses oder an konzernweiten Personal- und Supportprozessen beteiligt sind;
  • Dienstleister im In- und Ausland, wie namentlich Shared Services innerhalb der Howden-Gruppe (z.B. Legal, Compliance, HR und Finance), IT-Provider, Anbieter von Bewerbermanagement-, Personal- und Lohnsystemen, Vertrauensärzte, Anbieter von Aus- und Weiterbildungen, Personalvermittler, Treuhänder, Revisionsstellen sowie Beratungsunternehmen;
  • Versicherungsmarktteilnehmer, wie namentlich Sozialversicherungen, Vorsorgeeinrichtungen und Personalversicherer wie AHV-/IV-Ausgleichskassen, unsere Pensionskasse sowie Unfall- und Krankentaggeldversicherer;
  • Banken und Zahlungsdienstleister, soweit dies für die Ausrichtung von Löhnen, Spesen und weiteren Leistungen erforderlich ist;
  • Behörden und Gerichte, wie namentlich Steuer- und Quellensteuerbehörden, Sozialversicherungs- und Migrationsbehörden sowie Gerichte, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind.

7. Besteht eine Auslandübermittlung von Personendaten?

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz und Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums, können sie aber auch an Empfänger im übrigen Ausland bekanntgeben.

Gewährleistet der Empfängerstaat einen angemessenen Datenschutz gemäss der Staatenliste des Schweizerischen Bundesrates bzw. gemäss Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, stützen wir uns darauf. Andernfalls sichern wir die Auslandübermittlung durch weitere geeignete Garantien ab, wie z.B. Standarddatenschutzklauseln, oder stützen uns auf eine gesetzliche Ausnahme, namentlich Ihre ausdrückliche Einwilligung.

Vertragliche Garantien binden den Empfänger, nicht die Behörden seines Staates; behördlicher Zugriff im Ausland lässt sich daher nicht ausschliessen. Zudem können Daten, die über das Internet ausgetauscht werden, über Drittstaaten geleitet werden, auch wenn Absender und Empfänger sich im gleichen Staat befinden.

8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Daten so lange, wie es unsere Bearbeitungszwecke, die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen und unsere berechtigten Interessen der Bearbeitung z.B. zu Dokumentations- und Beweiszwecken es verlangen oder eine Speicherung technisch bedingt ist. Stehen keine rechtlichen oder vertraglichen Pflichten entgegen, löschen oder anonymisieren wir Ihre Daten nach Ablauf der Speicher- oder Bearbeitungsdauer im Rahmen unserer üblichen Abläufe.

9. Wie schützen wir Ihre Daten

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren.

10. Nutzen wir automatisierte Einzelentscheide?

Automatisierte Einzelentscheidungen sind Entscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen. Solche Entscheidungen treffen wir derzeit nicht. Sollten wir sie künftig einsetzen, informieren wir Sie vorgängig darüber.

Zur Unterstützung der vorstehend beschriebenen Abläufe können wir Technologien einsetzen, die Verfahren der künstlichen Intelligenz verwenden. Wir setzen solche Verfahren nicht ein, um Entscheidungen über Sie ausschliesslich automatisiert zu treffen. Interagieren Sie mit Systemen, die künstliche Intelligenz nutzen oder Inhalte damit erzeugen, kennzeichnen wir dies, soweit wir nach anwendbarem Recht dazu verpflichtet sind.

11. Verwenden wir Cookies und nutzen wir Zählpixel?

Bitte besuchen Sie unsere Cookie-Richtlinie und erfahren Sie dort mehr über unsere Verwendung von Cookies und Zählpixeln.

12. Welche Daten bearbeiten wir auf unserer Seite in sozialen Netzwerken?

Wir unterhalten Online-Präsenzen auf sozialen Netzwerken und Plattformen Dritter (z. B. LinkedIn, Instagram; nachfolgend «Plattformen») wie Fanpages, Kanäle oder Profile. Wenn Sie über eine solche Präsenz mit uns interagieren – z. B. indem Sie unsere Inhalte aufrufen, kommentieren oder uns Nachrichten senden –, bearbeiten wir dabei die in Ziffer 4 sowie nachfolgend beschriebenen Personendaten. Diese Daten erhalten wir entweder direkt von Ihnen oder über die jeweilige Plattform.

Bitte beachten Sie, dass auch die jeweiligen Plattformbetreiber Personendaten über Ihre Nutzung unserer Online-Präsenzen erfassen und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung bearbeiten. Dies betrifft insbesondere Informationen zu Ihrem Nutzungsverhalten und Ihren Interessen, die sie unter anderem für eigene Zwecke wie Marktforschung, Reichweitenmessung und personalisierte Werbung verwenden können. Die Bearbeitung durch die Plattformbetreiber erfolgt nach deren eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenbearbeitungen durch die Plattformen.

13. Welche Rechte haben Sie?

Im Rahmen des auf die jeweilige Bearbeitung anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie insbesondere folgende Rechte:

  • Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, zu welchen Zwecken, wie lange, woher sie stammen und an wen wir sie bekanntgeben;
  • Berichtigung unrichtiger und unvollständiger Personendaten sowie, wenn sich weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt, das Anbringen eines Bestreitungsvermerks;
  • Löschung Ihrer Personendaten verlangen;
  • Einschränkung der Bearbeitung;
  • Widerspruch gegen die Bearbeitung, insbesondere gegen Bearbeitungen zu Zwecken des Direktmarketings;
  • Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
  • Widerruf einer Einwilligung, soweit unsere Bearbeitung darauf beruht; die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung wird dadurch nicht berührt;
  • bei automatisierten Einzelentscheidungen insbesondere das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und eine Überprüfung durch eine natürliche Person zu verlangen, sowie das Recht, nicht einer ausschliesslich auf automatisierter Bearbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen;
  • Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde im Europäischen Wirtschaftsraum bzw. Anzeige beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an [email protected]. Soweit dies zur Identifizierung erforderlich ist, können wir geeignete und verhältnismässige Massnahmen zur Überprüfung Ihrer Identität verlangen. Eine Ausweiskopie verlangen wir nur, wenn eine Identifizierung auf andere Weise nicht angemessen möglich ist.

Die Ausübung Ihrer Rechte ist grundsätzlich kostenlos. Wir bearbeiten entsprechende Begehren innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen. Soweit das anwendbare Datenschutzrecht ausnahmsweise Kosten, eine Fristverlängerung oder die Ablehnung eines Begehrens zulässt, informieren wir Sie entsprechend.

Für diese Rechte gelten die Voraussetzungen, Ausnahmen und Einschränkungen des jeweils anwendbaren Datenschutzrechts, etwa zum Schutz von Dritten oder Geschäftsgeheimnissen, aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder soweit Personendaten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Können wir einem Begehren nicht, nur teilweise oder erst später nachkommen, teilen wir Ihnen dies mit und begründen es.

Die Ausübung einzelner Rechte kann mit vertraglichen Abmachungen in Konflikt stehen und entsprechende Folgen für ein Vertragsverhältnis haben. Soweit erforderlich, informieren wir Sie darüber vorgängig.

Die Kontaktdaten des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten finden Sie unter diesem Link, eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum unter diesem Link und die Kontaktdaten der Datenschutzstelle Liechtenstein unter diesem Link.

14. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.

September 2026