Datenschutzerklärung für Mitarbeitende

1. Einleitung

Die Howden Gruppe (nachstehend auch «Howden», «wir» oder «uns») bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen.

Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogenen Daten». «Personendaten» sind Daten, die sich auf bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen beziehen. «Betroffene Person» ist eine Person, über die wir Personendaten bearbeiten. «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten (z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassen, Bekanntgeben und Löschen). Wir verwenden den Begriff «bearbeiten» hier gleichbedeutend mit «verarbeiten».

Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Gesellschaften innerhalb der Howden Gruppe: Howden Schweiz Holding AG, Howden Schweiz AG, Swibro AG, Vorsorge Partner AG, Howden Broker Service Schweiz AG, Howden Liechtenstein AG, Howden Sky AG.

Unsere Datenschutzerklärung entspricht dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) inklusive der Schweizer Datenschutzverordnung (DSV) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wobei die Anwendbarkeit je nach Einzelfall variiert.

2. Über was informieren wir in dieser Datenschutzerklärung?

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit sämtlichen aktuellen und ehemaligen voll– oder teilzeitbeschäftigten Mitarbeitenden bearbeiten.

Bitte beachten Sie auch unsere allgemeine Datenschutzerklärung unter diesem Link.

3. Wer ist die verantwortliche Person?

Für die Datenbearbeitung verantwortlich und Ansprechperson ist diejenige Gesellschaft von Howden, welche die jeweilige Datenbearbeitung veranlasst (z.B. die Dienstleistung erbringt, mit welcher Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, eine Geschäftsbeziehung pflegen oder deren Website Sie besuchen):

3.1 Howden Schweiz Holding AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz Holding AG erbracht werden, ist die:

Howden Schweiz Holding AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

3.2 Howden Schweiz AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz AG erbracht werden, ist die:

Howden Schweiz AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

3.3 Swibro AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Swibro AG erbracht werden, ist die:

Swibro AG
Rorschacher Strasse 294 9016 St. Gallen
[email protected]

3.4 Vorsorge Partner AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Vorsorge Partner AG erbracht werden, ist die:

Vorsorge Partner AG
Pestalozzistrasse 2
9000 St. Gallen
[email protected]

3.5 Howden Broker Service Schweiz AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Broker Service Schweiz AG erbracht werden, ist die:

Howden Broker Service Schweiz AG
Picardiestrasse 3A
5040 Schöftland
[email protected]

3.6 Howden Liechtenstein AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Liechtenstein AG erbracht werden, ist die:

Howden Liechtenstein AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

3.7 Howden Sky AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Sky AG erbracht werden, ist die:

Howden Sky AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

4. Welche Personendaten werden bearbeitet?

Die Personendaten, die wir über unsere Mitarbeitenden erheben und bearbeiten, stammen ausunterschiedlichen Quellen. Zum einen handelt es sich um Daten, die uns im Rahmen desBewerbungsverfahrens oder beim Abschluss des Arbeitsvertrags zur Verfügung gestellt wurden.

Zum anderen können Daten im Verlauf des Arbeitsverhältnisses direkt von den Mitarbeitenden, von Dritten (z. B. Referenzauskünfte früherer Arbeitgeber) oder aus öffentlich zugänglichen Quellen stammen.

Für die Durchführung und Verwaltung des Arbeitsverhältnisses bearbeiten wir insbesondere – folgende Kategorien von Personendaten:

•Identifikations- und Personendaten: Anrede, Name, Adresse, Geburtsdatum,Geschlecht, Zivilstand, Angaben zu Kindern und weiteren Familienangehörigen,Notfallkontakte.

•Kontaktdaten: Private Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Wohnadresse.

•Angaben zum Arbeitsverhältnis: Arbeitsvertrag, Funktion, Hierarchie- undStellenzuordnung, Personalnummer, Eintritts- und Austrittsdatum, Vergütung,Korrespondenz, Arbeitszeit- und Leistungserfassung, Ferien- und Krankheitstage.

•Arbeitszeit- und Abwesenheitsdaten: Angaben zu Pensum und Arbeitstagen,Anwesenheiten, Absenzen (Ferien, Krankheit, Weiterbildung).

•Finanz- und Abrechnungsdaten: Bankverbindungen, Lohnabrechnungen (inkl. Boni,Spesen, Zulagen), Reise- und Ausbildungskosten, quellensteuerrelevante Daten,Angaben zu Kinder- und Ausbildungszulagen.

•Sozialversicherungsdaten: AHV-Nummer, BVG-Angaben,Vorsorge- und
Sozialpläne, ggf. Sozialversicherungsnummern von Partner:innen oder Kindern.

•Leistungs- und Entwicklungsdaten: Qualifikationen, Leistungsbeurteilungen,Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen, Protokolle, Berichte aus Assessments.

•Bewerbungs- und personalrechtliche Unterlagen: Bewerbungsdossiers,Zeugnisse, Diplome, Strafregister- oder Betreibungsregisterauszüge, Referenzen,Angaben zu Disziplinarmassnahmen oder -verfahren, Fahrausweise.

•IT- und Systemdaten: Nutzungsdaten aus IT- und Kommunikationssystemen,einschliesslich Intranet und weiteren internen Anwendungen.

5. Zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Personendaten?

Wir bearbeiten Mitarbeiterdaten namentlich zu folgenden Zwecken:

•Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Führung des Personaldossiers, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungen, Kündigungen, Abwicklung vonVersicherungen, Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung, Zugangskontrollen,gesetzliche Meldungen an Behörden). Hierbei bearbeiten wir Personendaten zurAnbahnung oder Abwicklung eines Vertrages und um unsere gesetzlichen undregulatorischen Anforderungen einzuhalten.

• Interne Verwaltung und Personaladministration (Kinderzulagen, Absenzen- und Ferienverwaltung, Unfall- und Krankheitsmeldungen, Lohnbuchhaltung, Verwaltung von Kontaktdaten und Mitarbeiterverzeichnissen, Eintritts- und Austrittsprozesse). Hierbei bearbeiten wir Personendaten zur Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrages und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.

• Sicherheitszwecke (Arbeitsplatz- und Gebäudesicherheit inkl. Zutrittskontrollen, Schutz der IT-Systeme vor Missbrauch, Störungen oder Schäden). Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.

• Untersuchungen und Rechtsverfahren (Aufklärung von Fehlverhalten, interne Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Verfahren, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.

• Weitere Zwecke (Organisation von Firmenanlässen, Abrechnung von Leistungen Dritter wie Mobiltelefonie, Sicherstellung des Geschäftsbetriebs, interne Kommunikation, Publikationen im Intranet oder auf Social Media, Marketing- und Kommunikationsmassnahmen). Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt Ihre Einwilligung und auf unsere berechtigten Interessen

5. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Wir bearbeiten Mitarbeiterdaten namentlich zu folgenden Zwecken:
•Durchführung des Arbeitsverhältnisses (Führung des Personaldossiers, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Mitarbeiterbeurteilungen, Kündigungen, Abwicklung vonVersicherungen, Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung, Zugangskontrollen,gesetzliche Meldungen an Behörden). Hierbei bearbeiten wir Personendaten zurAnbahnung oder Abwicklung eines Vertrages und um unsere gesetzlichen undregulatorischen Anforderungen einzuhalten.
• Interne Verwaltung und Personaladministration (Kinderzulagen, Absenzen- und Ferienverwaltung, Unfall- und Krankheitsmeldungen, Lohnbuchhaltung, Verwaltung von Kontaktdaten und Mitarbeiterverzeichnissen, Eintritts- und Austrittsprozesse). Hierbei bearbeiten wir Personendaten zur Anbahnung oder Abwicklung eines Vertrages und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
• Sicherheitszwecke (Arbeitsplatz- und Gebäudesicherheit inkl. Zutrittskontrollen, Schutz der IT-Systeme vor Missbrauch, Störungen oder Schäden). Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
• Untersuchungen und Rechtsverfahren (Aufklärung von Fehlverhalten, interne
Untersuchungen, Mitwirkung an behördlichen Verfahren, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen). Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten.
• Weitere Zwecke (Organisation von Firmenanlässen, Abrechnung von Leistungen
Dritter wie Mobiltelefonie, Sicherstellung des Geschäftsbetriebs, interne
Kommunikation, Publikationen im Intranet oder auf Social Media, Marketing- und
Kommunikationsmassnahmen). Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt Ihre Einwilligung und auf unsere berechtigten Interessen

6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn dies zur Durchführung des
Arbeitsverhältnisses notwendig ist, wenn diese Dritten für uns eine Dienstleistung erbringen, wenn wir dazu gesetzlich oder behördlich verpflichtet sind, wenn wir ein überwiegendes Interesse an der Weitergabe der Personendaten haben oder Sie uns dazu Ihre Einwilligung erteilt oder uns dazu aufgefordert haben.

Es können beispielsweise folgende Kategorien von Empfängern Personendaten von uns erhalten:

• Gesellschaften innerhalb der Howden-Gruppe, soweit diese am Bewerbungsprozess beteiligt sind;
• Dienstleister im In- und Ausland, wie namentlich Shared Services innerhalb der
Howden-Gruppe (z.B. Legal, Compliance und Finance), IT-Provider, Vertrauensärzte, Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, externe Personalvermittler, Beratungsunternehmen, welche uns bei der Bearbeitung von Bewerbungen unterstützen;
• Versicherungsmarktteilnehmer: Wir können ihre Daten mit weiteren Teilnehmern des Versicherungsmarktes austauschen. Dazu gehören z.B. Versicherungen, Rückversicherungen, Schadenregulierer, Underwriter, Broker/Vermittler, Vorsorge- und Freizügigkeitseinrichtungen.
• Co-Broker und deren Mitarbeitende: Wir geben unseren Co-Brokern diejenigen Personendaten bekannt, welche für die Beratung, Betreuung und den Vertrieb unserer Produkte und Dienstleistungen und für die Berechnung ihrer Entschädigung erforderlich sind.
• Behörden und Gerichte, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind.

7. Besteht eine Auslandübermittlung von Personendaten?

Im Rahmen des Bewerbungsprozesses können wir Ihre Personendaten auch anderen Stellen bekanntgeben. Diese Empfänger können sich nicht nur in der Schweiz, sondern auch in Europa und an Orten weltweit befinden. Eine Übermittlung erfolgt grundsätzlich nur in Länder mit einem vom Schweizerischen Bundesrat oder der Europäischen Kommission anerkannten angemessenen Datenschutzniveau.

Befindet sich ein Empfänger in einem Staat ohne angemessenen gesetzlichen Datenschutz, stellen wir durch vertragliche Garantien (z. B. Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission) oder durch andere anerkannte Mechanismen sicher, dass der Schutz Ihrer Daten gewährleistet ist. In Ausnahmefällen kann eine Übermittlung auch erfolgen, wenn eine gesetzliche Grundlage oder eine einschlägige Ausnahmebestimmung dies erlaubt (z. B. bei Rechtsverfahren, überwiegenden öffentlichen Interessen, zur Vertragsabwicklung, auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder bei allgemein zugänglich gemachten Daten).

8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Ihre Mitarbeiterdaten speichern und bearbeiten wir nur so lange, wie es zur Erreichung der Zwecke ihrer Erhebung erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen.
Grundsätzlich speichern Ihre Mitarbeiterdaten für die Dauer des Arbeitsverhältnisses und maximal 10 Jahre über die Beendigung des Arbeitsverhältnisses hinaus. Ausnahmen gelten, wenn im Einzelfall längere gesetzliche Aufbewahrungspflichten (z.B. im Bundesgesetz über direkte Bundessteuer (DBG) oder im Bundesgesetz über die beruflichen Alters-, Hinterlassenen- und Invalidenvorsorge (BVG) bestehen, wenn die Aufbewahrung aus Beweisgründen erforderlich ist oder wenn ein anderer nach anwendbarem Recht gültiger Ausnahmetatbestand besteht.

9. Wie schützen wir Ihre Daten

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren, um sie gegen unberechtigte oder unrechtmässige Bearbeitungen zu schützen und den Gefahren des Verlusts, einer unbeabsichtigten Veränderung, einer ungewollten Offenlegung oder eines unberechtigten Zugriffs entgegenzuwirken.

10. Nutzen wir automatisierte Einzelentscheide?

In einigen Fällen können Entscheidungen, die Sie betreffen, vollständig automatisiert erfolgen. In diesem Fall werden die Entscheidungen ohne menschliche Beteiligung getroffen. In der Regel tun wir dies nicht. Sollten wir im Einzelfall solche automatisierten Entscheidungen vorsehen, werden wir Sie entsprechend informieren.

11. Verwenden wir Cookies und nutzen wir Zählpixel?

Bitte besuchen Sie unsere Cookie-Richtlinie unter diesem Link und erfahren Sie dort mehr über unsere Verwendung von Cookies und Zählpixeln.

12. Welche Daten bearbeiten wir auf unserer Seite in sozialen Netzwerken?

Wir unterhalten Online-Präsenzen auf sozialen Netzwerken und Plattformen Dritter (z. B. LinkedIn, Instagram; nachfolgend «Plattformen») wie Fanpages, Kanäle oder Profile. Wenn
Sie über eine solche Präsenz mit uns interagieren – z. B. indem Sie unsere Inhalte aufrufen, kommentieren oder uns Nachrichten senden –, verarbeiten wir dabei die in Ziffer 5 sowie nachfolgend beschriebenen Personendaten. Diese Daten erhalten wir entweder direkt von Ihnen oder über die jeweilige Plattform.
Bitte beachten Sie, dass auch die jeweiligen Plattformbetreiber Personendaten über Ihre Nutzung unserer Online-Präsenzen erfassen und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung bearbeiten. Dies betrifft insbesondere Informationen zu Ihrem Nutzungsverhalten und Ihren Interessen, die sie unter anderem für eigene Zwecke wie Marktforschung, Reichweitenmessung und personalisierte Werbung verwenden können. Die Bearbeitung durch die Plattformbetreiber erfolgt nach deren eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenbearbeitungen durch die Plattformen.

13. Welche Rechte haben Sie?

Um Ihnen die Kontrolle über die Bearbeitung Ihrer Personendaten zu erleichtern, haben Sie im Zusammenhang mit unserer Datenbearbeitung je nach anwendbarem Datenschutzrecht auch folgende Rechte:

• Das Recht, von uns Auskunft zu verlangen, ob und welche Daten wir zu welchen Zwecken wie lange von Ihnen bearbeiten, sowie deren Herkunft und die Kategorien der Empfänger, an die wir Daten weitergeben;
• das Recht, dass wir Daten korrigieren, wenn sie unrichtig oder unvollständig sind;
• das Recht auf Einschränkung der Bearbeitung;
• das Recht, die Löschung von Daten zu verlangen;
• das Recht, von uns die Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder ihre Übertragung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
• das Recht auf Widerspruch gegen die Bearbeitung, insbesondere im Rahmen des Direktmarketings;
• das Recht auf Unterlassung künftiger Datenbearbeitungen oder Bekanntgabe an Dritte;
• das Recht, eine Einwilligung zu widerrufen, soweit unsere Bearbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht;
• das Recht, nicht ausschliesslich auf einer automatisierten Verarbeitung (einschliesslich Profiling) unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise rechtlich beeinträchtigt.

Wenn Sie uns gegenüber die oben genannten Rechte ausüben wollen (oder gegenüber eine unserer Gruppengesellschaften), wenden Sie sich bitte per E-Mail an [email protected]. Damit wir einen Missbrauch ausschliessen können, müssen wir Sie identifizieren (z.B. mit einer Ausweiskopie, soweit dies nicht anders möglich ist).

Bitte beachten Sie, dass für diese Rechte nach dem anwendbaren Datenschutzrecht Voraussetzungen, Ausnahmen oder Einschränkungen gelten (z.B. zum Schutz von Dritten oder von Geschäftsgeheimnissen). Wir werden Sie ggf. entsprechend informieren.

Weiter haben Sie die Möglichkeit, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Eine Liste der Behörden im EWR finden Sie auf diesem Link. Die Kontaktdaten der Schweizer Aufsichtsbehörde – der Eidgenössische Datenschutz- und Informationsbeauftragte – finden Sie unter diesem Link. Die Kontaktdaten der Datenschutzstelle in Liechtenstein finden Sie unter diesem Link.

14. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.

Letzte Aktualisierung: November 2025