Datenschutzerklärung für Bewerbende

1. Einleitung
2. Über was informieren wir in dieser Datenschutzerklärung?
3. Wer ist die verantwortliche Person?
4. Welche Personendaten werden bearbeitet?
5. Zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Personendaten?
6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?
7. Besteht eine Auslandübermittlung von Personendaten?
8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?
9. Wie schützen wir Ihre Daten
10. Nutzen wir automatisierte Einzelentscheide?
11. Verwenden wir Cookies und nutzen wir Zählpixel?
12. Welche Daten bearbeiten wir auf unserer Seite in sozialen Netzwerken?
13. Welche Rechte haben Sie?
14. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?
 

1. Einleitung

Die Howden Gruppe (nachstehend auch «Howden», «wir» oder «uns») bearbeitet Personendaten, die Sie oder auch andere Personen (sog. «Dritte») betreffen.

Wir verwenden den Begriff «Daten» hier gleichbedeutend mit «Personendaten» oder «personenbezogenen Daten». «Personendaten» sind Daten, die sich auf bestimmte oder bestimmbare natürliche Personen beziehen. «Betroffene Person» ist eine Person, über die wir Personendaten bearbeiten. «Bearbeiten» meint jeden Umgang mit Personendaten (z.B. das Beschaffen, Speichern, Verwenden, Anpassen, Bekanntgeben und Löschen). Wir verwenden den Begriff «bearbeiten» hier gleichbedeutend mit «verarbeiten».

Diese Datenschutzerklärung gilt für folgende Gesellschaften innerhalb der Howden Gruppe: Howden Schweiz Holding AG, Howden Schweiz AG, Howden Liechtenstein AG, Howden Sky AG.

Unsere Datenschutzerklärung entspricht dem Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) inklusive der Schweizer Datenschutzverordnung (DSV) und der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), wobei die Anwendbarkeit je nach Einzelfall variiert.

2. Über was informieren wir in dieser Datenschutzerklärung?

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir, welche Personendaten wir im Zusammenhang mit unserem Bewerbungsverfahren bearbeiten.

Bitte beachten Sie auch unsere allgemeine Datenschutzerklärung.

3. Wer ist die verantwortliche Person?

Für die Datenbearbeitung verantwortlich und Ansprechperson ist diejenige Gesellschaft von Howden, welche die jeweilige Datenbearbeitung veranlasst (z.B. die Dienstleistung erbringt, mit welcher Sie einen Vertrag abgeschlossen haben, eine Geschäftsbeziehung pflegen oder deren Website Sie besuchen):

Für alle vorstehend genannten Gesellschaften ist unser Datenschutzberater unter [email protected] erreichbar.

3.1 Howden Schweiz Holding AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz Holding AG erbracht werden, ist die:

Howden Schweiz Holding AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

3.2 Howden Schweiz AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Schweiz AG erbracht werden, ist die:

Howden Schweiz AG
Industriestrasse 8
6300 Zug
[email protected]

3.3 Howden Liechtenstein AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Liechtenstein AG erbracht werden, ist die:

Howden Liechtenstein AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

3.4 Howden Sky AG
Verantwortliche im Zusammenhang mit Dienstleistungen, welche von der Howden Sky AG erbracht werden, ist die:

Howden Sky AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

4. Welche Personendaten werden bearbeitet?

Die Personendaten, die wir über Bewerbende erheben und bearbeiten, stammen aus unterschiedlichen Quellen. Zum einen handelt es sich um Daten, die Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung und der Bewerbungsgespräche selbst zur Verfügung stellen.

Zum anderen können Daten von Dritten stammen, namentlich von Personalvermittlern, von Referenzpersonen und früheren Arbeitgebern sowie aus öffentlich zugänglichen Quellen wie beruflichen Netzwerken.

Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens bearbeiten wir insbesondere folgende Kategorien von Personendaten:

• Identifikations- und Kontaktdaten: Anrede, Name, Adresse, Geburtsdatum, Nationalität, private Telefonnummer und E-Mail-Adresse.
• Bewerbungsunterlagen: Motivationsschreiben, Lebenslauf, Arbeits- und Zwischenzeugnisse, Diplome und Ausbildungsnachweise sowie ein Foto, soweit Sie ein solches beilegen.
• Angaben zu Ausbildung und beruflicher Erfahrung: Ausbildungen und Weiterbildungen, Qualifikationen, Sprachkenntnisse, bisherige Funktionen und Arbeitgeber, Mitgliedschaften.
• Angaben zur angestrebten Stelle: Verfügbarkeit und möglicher Eintrittstermin, gewünschtes Pensum, Lohnvorstellungen, Angaben zu Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung.
• Auswahl- und Eignungsdaten: Notizen und Beurteilungen aus Bewerbungsgesprächen, Ergebnisse von Assessments und Eignungstests, Referenzauskünfte.
• Compliance- und Integritätsdaten: Auszüge aus dem Strafregister oder dem Betreibungsregister sowie Ergebnisse eines Abgleichs mit einer externen Compliance-Datenbank (Sanktions- und Warnlisten, politisch exponierte Personen, negative Medienberichterstattung); Treffer prüfen wir von Hand.
• Online- und Systemdaten: Registrierungs- und Nutzungsdaten unseres Bewerbungsportals, soweit Sie ein solches verwenden.

Wir bearbeiten nur Daten, die Ihre Eignung für die ausgeschriebene Stelle betreffen. Gesundheitsdaten erheben wir im Bewerbungsverfahren grundsätzlich nicht. Teilen Sie uns solche Angaben von sich aus mit oder sind sie für die konkrete Stelle erforderlich, etwa im Hinblick auf notwendige Anpassungen des Arbeitsplatzes, bearbeiten wir sie nur zu diesem Zweck.

5. Zu welchen Zwecken und auf welcher Grundlage bearbeiten wir Ihre Personendaten?

Wir bearbeiten Bewerberdaten namentlich zu folgenden Zwecken:

• Durchführung des Bewerbungsverfahrens: Prüfung Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle, Organisation und Durchführung von Gesprächen und Assessments, Einholen von Referenzauskünften, Auswahlentscheid, Kommunikation mit Ihnen. Hierbei bearbeiten wir Personendaten zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages und gestützt auf unser berechtigtes Interesse an einer sorgfältigen Personalauswahl.
• Erfüllung rechtlicher und regulatorischer Anforderungen: Abklärungen zur Integrität und zur erforderlichen Gewähr bei aufsichtsrechtlich relevanten Funktionen, Abgleich mit Sanktionslisten, Prüfung der Arbeits- und Aufenthaltsbewilligung. Hierbei bearbeiten wir Personendaten, um unsere gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen einzuhalten und gestützt auf unser berechtigtes Interesse.
• Berücksichtigung bei künftigen Vakanzen: Aufnahme in unseren Talentpool und Ansprache bei passenden Stellen. Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf Ihre Einwilligung, die Sie jederzeit widerrufen können.
• Rechtsansprüche und behördliche Verfahren: Nachweis eines ordnungsgemässen und diskriminierungsfreien Auswahlverfahrens, Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen und um unsere gesetzlichen Anforderungen einzuhalten.
• Weitere Zwecke: Sicherstellung des Geschäftsbetriebs und der IT-Sicherheit, Auswertung und Verbesserung unseres Rekrutierungsprozesses in aggregierter Form. Hierbei bearbeiten wir Personendaten gestützt auf unsere berechtigten Interessen.

6. Wem geben wir Ihre Daten bekannt?

Im Bewerbungsverfahren erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die am Auswahlprozess beteiligt sind, namentlich die Personalabteilung, die zuständigen Recruiting Manager, die künftigen Vorgesetzten und bei Kaderstellen die Geschäftsleitung.

Darüber hinaus können folgende Kategorien von Empfängern Personendaten von uns erhalten:

• Gesellschaften innerhalb der Howden-Gruppe, soweit sie am Auswahlverfahren oder an konzernweiten Rekrutierungsprozessen beteiligt sind;
• Dienstleister im In- und Ausland, wie namentlich Shared Services innerhalb der Howden-Gruppe (z.B. HR, Legal, Compliance und Finance), IT-Provider, Anbieter von Bewerbermanagementsystemen, externe Personalvermittler und Executive-Search-Unternehmen, Anbieter von Assessments und Eignungstests sowie Beratungsunternehmen, welche uns bei der Bearbeitung von Bewerbungen unterstützen;
• Behörden und Gerichte, namentlich Migrations- und Arbeitsmarktbehörden im Zusammenhang mit Arbeits- und Aufenthaltsbewilligungen sowie Gerichte, wenn wir dazu rechtlich verpflichtet oder berechtigt sind.

7. Besteht eine Auslandübermittlung von Personendaten?

Wir bearbeiten Personendaten grundsätzlich in der Schweiz und Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums, können sie aber auch an Empfänger im übrigen Ausland bekanntgeben.

Gewährleistet der Empfängerstaat einen angemessenen Datenschutz gemäss der Staatenliste des Schweizerischen Bundesrates bzw. gemäss Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission, stützen wir uns darauf. Andernfalls sichern wir die Auslandübermittlung durch weitere geeignete Garantien ab, wie z.B. Standarddatenschutzklauseln, oder stützen uns auf eine gesetzliche Ausnahme, namentlich Ihre ausdrückliche Einwilligung.

Vertragliche Garantien binden den Empfänger, nicht die Behörden seines Staates; behördlicher Zugriff im Ausland lässt sich daher nicht ausschliessen. Zudem können Daten, die über das Internet ausgetauscht werden, über Drittstaaten geleitet werden, auch wenn Absender und Empfänger sich im gleichen Staat befinden.

8. Wie lange bearbeiten wir Ihre Daten?

Wir bearbeiten Ihre Bewerberdaten nur so lange, wie es für die Beurteilung Ihrer Bewerbung erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungspflichten vorsehen. Werden Sie nicht eingestellt, löschen wir Ihre Daten in der Regel innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens.

Mit Ihrer Einwilligung bewahren wir Ihre Daten darüber hinaus bis zu zwei Jahre auf, um Sie bei passenden künftigen Vakanzen berücksichtigen zu können. Sie können Ihre Bewerbung und Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen; wir löschen Ihre Daten anschliessend, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Kommt es aufgrund Ihrer Bewerbung zum Abschluss eines Arbeitsvertrages, übernehmen wir Ihre Bewerbungsunterlagen in Ihr Personaldossier. Ab diesem Zeitpunkt gilt unsere Datenschutzerklärung für Mitarbeitende, einsehbar unter diesem Link.

9. Wie schützen wir Ihre Daten

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsmassnahmen, um die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit Ihrer Personendaten zu wahren.

10. Nutzen wir automatisierte Einzelentscheide?

Automatisierte Einzelentscheidungen sind Entscheidungen, die ausschliesslich auf einer automatisierten Bearbeitung beruhen und die für Sie mit einer Rechtsfolge verbunden sind oder Sie erheblich beeinträchtigen. Solche Entscheidungen treffen wir derzeit nicht. Sollten wir sie künftig einsetzen, informieren wir Sie vorgängig darüber.

Zur Unterstützung der vorstehend beschriebenen Abläufe können wir Technologien einsetzen, die Verfahren der künstlichen Intelligenz verwenden. Wir setzen solche Verfahren nicht ein, um Entscheidungen über Sie ausschliesslich automatisiert zu treffen. Interagieren Sie mit Systemen, die künstliche Intelligenz nutzen oder Inhalte damit erzeugen, kennzeichnen wir dies, soweit wir nach anwendbarem Recht dazu verpflichtet sind.

11. Verwenden wir Cookies und nutzen wir Zählpixel?

Bitte besuchen Sie unsere Cookie-Richtlinie und erfahren Sie dort mehr über unsere Verwendung von Cookies und Zählpixeln.

12. Welche Daten bearbeiten wir auf unserer Seite in sozialen Netzwerken?

Wir unterhalten Online-Präsenzen auf sozialen Netzwerken und Plattformen Dritter (z.B. LinkedIn, Instagram; nachfolgend «Plattformen») wie Fanpages, Kanäle oder Profile. Wenn Sie über eine solche Präsenz mit uns interagieren – z.B. indem Sie unsere Inhalte aufrufen, kommentieren oder uns Nachrichten senden –, bearbeiten wir dabei die in Ziff. 4 sowie nachfolgend beschriebenen Personendaten. Diese Daten erhalten wir entweder direkt von Ihnen oder über die jeweilige Plattform.

Bitte beachten Sie, dass auch die jeweiligen Plattformbetreiber Personendaten über Ihre Nutzung unserer Online-Präsenzen erfassen und in eigener datenschutzrechtlicher Verantwortung bearbeiten. Dies betrifft insbesondere Informationen zu Ihrem Nutzungsverhalten und Ihren Interessen, die sie unter anderem für eigene Zwecke wie Marktforschung, Reichweitenmessung und personalisierte Werbung verwenden können. Die Bearbeitung durch die Plattformbetreiber erfolgt nach deren eigenen Datenschutzrichtlinien. Wir haben keinen Einfluss auf die Datenbearbeitungen durch die Plattformen.

13. Welche Rechte haben Sie?

Im Rahmen des auf die jeweilige Bearbeitung anwendbaren Datenschutzrechts haben Sie insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft darüber, ob und welche Personendaten wir über Sie bearbeiten, zu welchen Zwecken, wie lange, woher sie stammen und an wen wir sie bekanntgeben;
• Berichtigung unrichtiger und unvollständiger Personendaten sowie, wenn sich weder deren Richtigkeit noch deren Unrichtigkeit feststellen lässt, das Anbringen eines Bestreitungsvermerks;
• Löschung Ihrer Personendaten verlangen;
• Einschränkung der Bearbeitung;
• Widerspruch gegen die Bearbeitung, insbesondere gegen Bearbeitungen zu Zwecken des Direktmarketings;
• Herausgabe bestimmter Personendaten in einem gängigen elektronischen Format oder deren Übertragung an einen anderen Verantwortlichen, soweit die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind;
• Widerruf einer Einwilligung, soweit unsere Bearbeitung darauf beruht; die Rechtmässigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Bearbeitung wird dadurch nicht berührt;
• bei automatisierten Einzelentscheidungen insbesondere das Recht, Ihren Standpunkt darzulegen und eine Überprüfung durch eine natürliche Person zu verlangen, sowie das Recht, nicht einer ausschliesslich auf automatisierter Bearbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, vorbehaltlich der gesetzlichen Ausnahmen;
• Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde im Europäischen Wirtschaftsraum bzw. Anzeige beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an [email protected]. Soweit dies zur Identifizierung erforderlich ist, können wir geeignete und verhältnismässige Massnahmen zur Überprüfung Ihrer Identität verlangen. Eine Ausweiskopie verlangen wir nur, wenn eine Identifizierung auf andere Weise nicht angemessen möglich ist.

Die Ausübung Ihrer Rechte ist grundsätzlich kostenlos. Wir bearbeiten entsprechende Begehren innerhalb der gesetzlich vorgesehenen Fristen. Soweit das anwendbare Datenschutzrecht ausnahmsweise Kosten, eine Fristverlängerung oder die Ablehnung eines Begehrens zulässt, informieren wir Sie entsprechend.

Für diese Rechte gelten die Voraussetzungen, Ausnahmen und Einschränkungen des jeweils anwendbaren Datenschutzrechts, etwa zum Schutz von Dritten oder Geschäftsgeheimnissen, aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder soweit Personendaten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigt werden. Können wir einem Begehren nicht, nur teilweise oder erst später nachkommen, teilen wir Ihnen dies mit und begründen es.

Die Ausübung einzelner Rechte kann mit vertraglichen Abmachungen in Konflikt stehen und entsprechende Folgen für ein Vertragsverhältnis haben. Soweit erforderlich, informieren wir Sie darüber vorgängig.

Die Kontaktdaten des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten finden Sie unter diesem Link, eine Liste der Datenschutzaufsichtsbehörden im Europäischen Wirtschaftsraum unter diesem Link und die Kontaktdaten der Datenschutzstelle Liechtenstein unter diesem Link.

14. Kann diese Datenschutzerklärung geändert werden?

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Die auf dieser Website veröffentlichte Version ist die jeweils aktuelle Fassung.

September 2026