Politique de confidentialité pour les collaborateurs

1. Introduction

Le groupe Howden (ci-après également « Howden », « nous », « notre » et « nos ») traite des données personnelles vous concernant ou concernant d’autres personnes (« tiers »).

Nous employons ici le terme « données » comme synonyme de « données à caractère personnel » ou de « données personnelles ». Les « données personnelles » désignent toutes les informations concernant une personne physique identifiée ou identifiable. Par « personne concernée », nous entendons toute personne dont nous traitons des données personnelles. Le « traitement » se rapporte à toute opération relative à ces données, et le verbe « traiter » est utilisé dans le même sens.

La présente déclaration de confidentialité s’applique aux sociétés du groupe Howden suivantes : Howden Suisse Holding SA, Howden Suisse SA, Swibro SA, Vorsorge Partner AG Howden Broker Service Suisse SA, Howden Liechtenstein AG, Howden Sky AG.

Notre déclaration de confidentialité est conforme à la loi suisse sur la protection des données (LPD) et à son ordonnance d’application (OPD), ainsi qu’au règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, dont l’applicabilité varie selon les cas.

2. Quelles informations contient cette politique de confidentialité?

La présente déclaration de confidentialité a pour objet d’informer nos collaborateurs actuels et anciens, employés à temps plein ou à temps partiel, sur la manière dont nous traitons leurs données personnelles. Vous pouvez également consulter notre déclaration générale de confidentialité en cliquant sur ce lien.

3. Qui est responsable du traitement?

La société Howden à l’origine du traitement des données, par exemple, celle qui vous fournit le service pour lequel vous avez conclu un contrat, entretient une relation contractuelle avec vous ou exploite le site web que vous consultez, est responsable de ce traitement et constitue votre point de contact.

3.1 Howden Suisse Holding SA
La société responsable des services fournis par Howden Suisse Holding SA est:

Howden Suisse Holding SA
Industriestrasse 8
6300 Zoug
[email protected]

3.2 Howden Suisse SA
La société responsable des services fournis par Howden Suisse SA est:

Howden Suisse SA
Industriestrasse 8
6300 Zoug
[email protected]

3.3 Swibro SA
La société responsable des services fournis par Swibro SA est:

Swibro SA
Rorschacher Strasse 294
9016 Saint-Gall
[email protected]
3.4 Vorsorge Partner AG
La société responsable des services fournis par Vorsorge Partner AG est:

Vorsorge Partner AG
Pestalozzistrasse 2
9000 Saint-Gall
[email protected]

3.5 Howden Broker Service Schweiz SA
La société responsable des services fournis par Howden Broker Service Schweiz AG est:

Howden Broker Service Schweiz SA
Picardiestrasse 3A
5040 Schöftland
[email protected]
3.6 Howden Liechtenstein AG
La société responsable des services fournis par Howden Liechtenstein AG est:

Howden Liechtenstein AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

3.7 Howden Sky AG
La société responsable des services fournis par Howden Sky AG est:

Howden Sky AG
Im Bretscha 2
9494 Schaan (FL)
[email protected]

4. Quelles sont les données personnelles traitées?

Les données que nous collectons et traitons au sujet de nos collaborateurs proviennent de plusieurs sources. Certaines nous sont transmises lors du processus de recrutement ou à la conclusion du contrat de travail.

D’autres peuvent être recueillies au cours de la relation de travail, directement auprès des collaborateurs, de tiers (p. ex. des références fournies par d’anciens employeurs) ou à partir de sources accessibles au public.

Afin d’assurer la mise en oeuvre et la gestion de la relation de travail, nous traitons notamment les catégories de données suivantes:

• données d’identification et personnelles — titre de civilité, nom, adresse, date de naissance, sexe, état civil, indication concernant les enfants et autres membres de la famille, personnes à contacter en cas d’urgence;

• coordonnées — numéros de téléphone privés, adresses e-mail, adresse postale;

• données relatives à la relation de travail — contrat de travail, fonction, hiérarchie, classification du poste, numéro personnel, date d’entrée en fonction et de départ, rémunération, correspondance, enregistrement du temps de travail et des performances, jours de vacances et de maladie;

• données relatives au temps de travail et aux absences — taux d’occupation, jours de travail, présences, absences (congés, maladie, formation continue);

• données financières et comptables — coordonnées bancaires, fiches de salaire (y compris bonus/primes, frais, indemnités), frais de déplacement et de formation, données relatives à l’impôt à la source, informations sur les allocations familiales et sur les allocations de formation;

• données relatives aux assurances sociales — numéro AVS, informations relatives à la LPP, plans de prévoyance et plans sociaux ainsi que, le cas échéant, numéros d’assurance sociale du/de la partenaire ou des enfants;

• données relatives aux performances et au développement — qualifications, évaluations des performances, entretiens avec les collaborateurs, définition des objectifs, procès-verbaux, rapports d’évaluation;

• documents relatifs à la candidature et dossier du personnel — dossiers de candidature, certificats de travail, diplômes, extraits du casier judiciaire ou du registre des poursuites, références, informations concernant des mesures ou procédures disciplinaires, permis de conduire;

• données informatiques et relatives au système — données d’utilisation issues des systèmes informatiques et de communication, y compris de l’intranet et d’autres applications internes.

5. À quelles fins et sur quelle base traitons-nous vos données personnelles?

Nous traitons les données des collaborateurs aux fins suivantes, notamment:

• exécution du contrat de travail (gestion du dossier du personnel, établissement de certificats de travail et de certificats intermédiaires, évaluations des collaborateurs, résiliations, gestion et administration des assurances, enregistrement du temps de travail et planification des affectations, contrôles des accès, annonces légales aux autorités). Dans ce cadre, nous traitons les données personnelles afin d’établir ou d’exécuter un contrat et de respecter nos obligations légales et réglementaires;

• administration interne et gestion du personnel (allocations familiales, gestion des absences et des congés, déclarations d’accident et de maladie, comptabilité des salaires, gestion des coordonnées et des répertoires du personnel, processus d’entrée en fonction et de départ). Dans ce contexte, nous traitons les données personnelles afin d’initier ou d’exécuter un contrat et afin de respecter nos obligations légales et réglementaires;

• sécurité (sécurité du lieu de travail et des bâtiments, ainsi que le compris contrôle des accès, la protection des systèmes informatiques contre les abus, les perturbations ou les dommages). Dans ce cadre, nous traitons les données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes et afin de respecter nos obligations légales et réglementaires;

• enquêtes et procédures judiciaires (clarification de comportements inappropriés, enquêtes internes, collaboration à des procédures menées par les autorités, exercice ou défense de droits en justice). Dans ce contexte, nous traitons les données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes et afin de respecter nos obligations légales et réglementaires;

• autres finalités (organisation d’événements d’entreprise, facturation de prestations de tiers, telles que la téléphonie mobile, garantie du bon fonctionnement de l’entreprise, communication interne, publications sur l’intranet ou sur les réseaux sociaux, mesures de marketing et de communication). Dans ce cadre, nous traitons les données personnelles sur la base de votre consentement ou de nos intérêts légitimes.

6. À qui communiquons-nous vos données?

Vos données personnelles ne sont transmises à des tiers que lorsqu’elles sont nécessaires à l’exécution du contrat de travail, lorsque ces tiers agissent pour notre compte en qualité de prestataires de services, lorsque la loi ou une autorité compétente l’exige, lorsqu’un intérêt

légitime justifie leur transmission, ou lorsque vous en avez fait la demande ou nous avez donné votre consentement.

Les catégories de destinataires suivantes peuvent être amenées à recevoir des données personnelles de notre part:

• les sociétés du groupe Howden, dans la mesure où elles participent au processus de recrutement;

• les prestataires de services en Suisse ou à l’étranger, notamment les Shared Services au sein du groupe Howden (par exemple, les services juridiques, de conformité et financiers), les fournisseurs informatiques, les médecins-conseils, les fournisseurs de systèmes de gestion des candidatures, les recruteurs externes, les sociétés de conseil qui nous assistent dans le traitement des candidatures;

• acteurs du marché de l’assurance, nous pouvons échanger des données personnelles avec d’autres acteurs du marché de l’assurance. Il s’agit, par exemple, de compagnies d’assurance, de réassureurs, d’experts en sinistres, de souscripteurs, de courtiers ou d’intermédiaires, d’institutions de prévoyance et de libre passage;

• cocourtiers et leurs collaborateurs, nous communiquons à nos cocourtiers les données personnelles nécessaires au conseil, au suivi et à la distribution de nos produits et services, ainsi qu’au calcul de leur rémunération. Si vous travaillez pour un cocourtier avec lequel nous avons conclu un contrat, l’exécution de ce contrat peut nous amener à communiquer des données personnelles à l’entreprise;

• les autorités et les tribunaux, si la loi nous y oblige ou nous y autorise.

7. Y a-t-il un transfert de données personnelles à l’étranger?

Dans le cadre du processus de recrutement, nous pouvons également transmettre vos données personnelles à d’autres entités. Ces destinataires peuvent se trouver non seulement en Suisse, mais aussi en Europe ou dans d’autres régions du monde. En principe, les données ne sont transférées que vers des États dont le niveau de protection des données est reconnu comme adéquat par le Conseil fédéral suisse ou par la Commission européenne.

Si un destinataire se trouve dans un pays ne disposant pas d’un niveau de protection des données adéquat, nous veillons à garantir la sécurité de vos informations au moyen de garanties contractuelles appropriées (p. ex. les clauses contractuelles types de la Commission européenne) ou d’autres mécanismes reconnus. Dans des cas exceptionnels, un transfert peut également avoir lieu lorsqu’une base légale ou une dérogation applicable le permet (p. ex. dans le cadre d’une procédure judiciaire, pour des motifs d’intérêt public prépondérant, pour l’exécution d’un contrat, sur la base de votre consentement ou lorsque les données ont été rendues accessibles au public).

8. Pendant combien de temps conservons-nous vos données?

Nous conservons et traitons les données de nos collaborateurs uniquement pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées, ou aussi longtemps que les obligations légales de conservation l’exigent.

En principe, nous conservons vos données personnelles pendant toute la durée du contrat de travail, puis pour une période maximale de dix ans après sa fin. Des exceptions s’appliquent si, dans des cas particuliers, la loi prévoit des délais de conservation plus longs (p. ex. en vertu de la loi fédérale sur l’impôt fédéral direct [LIFD] ou de la loi fédérale sur la prévoyance professionnelle vieillesse, survivants et invalidité [LPP]), si les données doivent être conservées à des fins de preuve, ou si une autre exception prévue par le droit applicable le justifie.

9. Comment protégeons-nous vos données ?

Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité de vos données personnelles, de les protéger contre tout traitement non autorisé ou illicite, et de prévenir tout risque de perte, de modification involontaire, de divulgation indésirable ou d’accès non autorisé.

10. Recourons-nous à des décisions individuelles automatisées?

Dans certains cas, il est possible que des décisions vous concernant soient prises de manière entièrement automatisée, c’est-à-dire sans intervention humaine. En règle générale, nous ne procédons cependant pas de cette manière. Si, dans des cas particuliers, nous prévoyons d’employer des décisions automatisées, nous vous en informerons en conséquence.

11. Utilisons-nous des cookies et des pixels espions?

Vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies en cliquant sur ce lien pour en savoir plus sur notre utilisation des cookies et des pixels espions.

12. Quelles données traitons-nous sur notre page dans les réseaux sociaux?

Nous sommes présents sur différents réseaux sociaux et plateformes tierces (p. ex. LinkedIn ou Instagram, ci-après les « plateformes »), sous la forme de pages, de chaînes ou de profils. Lorsque vous interagissez avec nous par ce biais (p. ex. en consultant ou en commentant nos contenus, ou en nous envoyant des messages, nous traitons les données décrites dans cette politique de confidentialité. Ces données nous parviennent soit directement de votre part, soit par l’intermédiaire de la plateforme concernée.

Nous vous prions de noter que les exploitants de ces plateformes collectent également des données personnelles relatives à votre utilisation de nos présences en ligne et les traitent sous leur propre responsabilité en matière de protection des données. Ce traitement concerne notamment les informations relatives à votre comportement d’utilisation et à vos

centres d’intérêt, qu’ils peuvent exploiter à leurs propres fins, notamment pour des études de marché, pour de la mesure d’audience ou pour de la publicité personnalisée.

Le traitement effectué par les exploitants des plateformes s’effectue conformément à leurs propres politiques de confidentialité. Nous n’avons aucune influence sur la manière dont ils traitent vos données.
 

13. Quels sont vos droits?

Afin de vous faciliter le contrôle du traitement de vos données personnelles, vous disposez également des droits suivants en lien avec notre traitement des données, conformément à la législation applicable en matière de protection des données:

• droit d’accès — savoir si nous traitons vos données personnelles et, le cas échéant, connaître lesquelles, les finalités pour lesquelles elles sont traitées, la durée de la conservation, leur origine et les catégories de destinataires auxquels elles sont communiquées;

• droit de rectification — demander la correction de données inexactes ou incomplètes;

• droit à la limitation du traitement — restreindre le traitement de certaines données;

• droit à l’effacement — demander la suppression de vos données personnelles;

• droit à la portabilité des données — obtenir certaines données personnelles dans un format électronique courant ou en demander le transfert à un autre responsable du traitement;

• droit d’opposition — vous opposer au traitement de vos données, notamment à des fins de marketing direct;

• le droit d'interdire tout traitement futur des données ou leur communication à des tiers;

• droit de retrait du consentement — retirer à tout moment votre consentement, lorsque le traitement repose sur celui-ci;

• le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, y compris le profilage, produisant des effets juridiques à votre égard ou vous affectant de manière significative de façon similaire.

Si vous souhaitez exercer les droits susmentionnés à notre égard (ou à l’égard de l’une des sociétés de notre groupe), nous vous invitons à nous contacter par e-mail à [email protected]. Afin d’exclure tout abus, nous devons vérifier votre identité (par exemple, au moyen d’une copie d’une pièce d’identité, si aucun autre moyen n’est possible).

Nous vous prions de noter que ces droits peuvent être soumis à certaines conditions, exceptions ou restrictions prévues par la législation applicable en matière de protection des données (p. ex. pour la protection de tiers ou la sauvegarde de secrets commerciaux). Nous vous informerons, le cas échéant, de ces limitations.

Vous avez également la possibilité de déposer une plainte auprès de l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données. Vous trouverez une liste des autorités de

l’Espace économique européen (EEE) à cette adresse. Les coordonnées de l’autorité de contrôle suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence, sont disponibles à cette adresse. Les coordonnées de l’autorité de protection des données du Liechtenstein sont disponibles à cette adresse.
 

14. Cette déclaration de confidentialité peut-elle être modifiée?

Nous pouvons modifier la présente déclaration de confidentialité à tout moment. La version publiée sur ce site web correspond à la version en vigueur.

Dernière mise à jour : Novembre 2025